Pierwszy punkt jest zawsze ten sam
Zebranie zarządu, ósma wieczorem. Punkt pierwszy: sprawy z poprzedniego spotkania. Ktoś otwiera protokół w telefonie i czyta na głos. Przy każdym wpisie sala rozgląda się dookoła.
Pozwolenie – czy ktoś je w ogóle złożył? Jedna osoba tak sądzi, ale nie jest pewna. Zapytanie do zespołu poszło, ale czy przyszła odpowiedź, wie tylko ktoś, kogo dziś nie ma.
Dwadzieścia minut na pierwszy punkt. A jest ich jeszcze osiem.
Protokół to archiwum, nie miejsce pracy
Zostaje napisany, rozesłany i odłożony. Tym samym spełnił swoje zadanie – formalnie, prawnie, na walne zebranie.
Czym nie jest, to miejscem, w którym toczy się praca między dwoma zebraniami. Nikt nie otwiera PDF-a z 14 maja, żeby sprawdzić, co obiecał. Sześć tygodni później nikt nie wie, na czym rzecz stoi, a kolejne zebranie zaczyna się od odtwarzania tego stanu.
Stowarzyszenie spisuje więcej niż większość firm. Tylko odkłada to tam, gdzie nikt nie pracuje.
Co zebranie właściwie wytwarza
Sprowadzone do sedna, zebranie zarządu nie wytwarza dokumentu. Wytwarza garść otwartych punktów:
- co trzeba zrobić
- kto to robi
- na kiedy
- czy jest zrobione
Protokół jest opakowaniem wokół tych czterech rzeczy. Opakowanie można zachować. Pracować się z nim nie da.
Lista, która trwa między zebraniami
Wystarczy do tego lista zadań, którą widzi cały zarząd. Udostępnia się ją linkiem: kto go ma, jest w środku. Bez konta, bez hasła, bez zaproszenia, które ktoś musi potwierdzić.
W zarządzie stowarzyszenia to nie wygoda, tylko warunek. W każdym zarządzie jest ktoś, kto nie założy kolejnego loginu. Jeśli narzędzie każe się rejestrować, korzysta z niego sześć osób z ośmiu – i wtedy jest bezwartościowe, bo obraz jest prawdziwy tylko wtedy, gdy wszyscy patrzą na ten sam.
Kto coś skończył, odhacza to zamiast pisać maila. Kto ma pytanie, zapisuje je jako komentarz przy zadaniu, a nie w wątku, w którym dwie osoby zostały pominięte.
Komitet organizacyjny to to samo, tylko ciaśniej
Komitet organizacyjny spotyka się pięć razy, a potem ma do przeprowadzenia festyn. Kilka rzeczy biegnie równolegle: pozwolenie, bufet, muzyka, grafik dyżurów, rozstawianie i sprzątanie.
Gdy tylko wątków jest więcej niż jeden, tablica Kanban pokazuje stan rzeczy na pierwszy rzut oka – co otwarte, co w ruchu, co zrobione. I, co w stowarzyszeniu ważniejsze niż gdziekolwiek indziej: co leży bez nazwiska.
Bo w stowarzyszeniu nikt nie może przydzielić pracy. Zarząd niesie odpowiedzialność, ale nie może nikomu wydać polecenia. Zadanie bez nazwiska nie zostaje zrobione dlatego, że stoi w protokole. Zostaje zrobione dlatego, że ktoś je zauważy.
Rok w stowarzyszeniu to kilka przedsięwzięć
Walne zebranie, festyn, jubileusz, wycieczka – każde jako własny projekt, z własną listą i własną tablicą. Dzięki temu zarząd zachowuje przegląd, a wszystko nie ląduje w jednej liście.
I tu się to opłaca
Stowarzyszenie co roku traci część swojej pamięci. Osoba, która przez dwanaście lat prowadziła bufet, odchodzi. Zarząd zmienia skład. To, co wiedzieli poprzednicy – kiedy trzeba złożyć pozwolenie, ile potrzeba stołów składanych, który zespół się zgadza, a który nie – nie jest zapisane w żadnym miejscu, które da się odnaleźć.
W teorii stoi w protokołach. W praktyce nikt nie czyta jedenastu PDF-ów, żeby ustalić, jak w zeszłym roku poprowadzono festyn.
Zeszłoroczny projekt robi dokładnie to, co archiwum protokołów obiecuje i czego nigdy nie dowozi. Kto wchodzi do zarządu, otwiera zeszłoroczną listę i widzi kolejność, terminy i to, co poszło nie tak. Nie musi dzwonić do kogoś, kto dwa lata temu odszedł ze stowarzyszenia.
Przy wydarzeniach, które co roku przebiegają tak samo, warto mieć dodatkowo listę kontrolną, która zostaje na miejscu. Więcej o tym w Zapisywanie powtarzalnych rutyn w zespole.
Gdzie to się kończy
Żeby było jasne, czym to nie jest:
- Żadnej obsługi członków, składek, księgowości ani zbiórek. Kto tego potrzebuje, potrzebuje oprogramowania dla stowarzyszeń. Projoodle stoi obok niego, a nie nad nim.
- Żadnych danych członków we wspólnej liście. Adresy, daty urodzenia i historia wpłat nie należą do czegoś, do czego wchodzi się linkiem. To nie luka, to właściwe rozdzielenie.
- Żadnego grafiku dyżurów ze zmianami i automatycznymi przypomnieniami. Przypomnienia e-mail są dopiero w wersji PRO.
W zamian: nic do instalowania, żadnej licencji na osobę, żadnej rejestracji. Nawet dla członka zarządu, którego w przyszłym roku już nie będzie.
Krótko
Stowarzyszenie nie ma problemu z dokumentowaniem. Dokumentuje wzorowo. Jego problemem jest to, że dokumentacja leży w miejscu, obok którego nikt nie przechodzi między dwoma zebraniami.
Lista, którą wszyscy widzą i której nikt nie musi odblokowywać, czyni protokół tym, czym powinien być: opisem tego, co już się toczy.
Jak małe zespoły ruszają bez wdrożenia, opisuje Zarządzanie projektami w małym zespole, bez wdrożenia. A jeśli zastanawiasz się, czego właściwie potrzebujesz: Które narzędzie projektowe pasuje do małego zespołu?
