Der erste Punkt ist immer derselbe
Vorstandssitzung, 20 Uhr. Punkt eins: Pendenzen aus der letzten Sitzung. Jemand öffnet das Protokoll auf dem Handy und liest vor. Bei jedem Eintrag schaut die Runde sich an.
Die Bewilligung – hat die jemand eingeholt? Einer meint ja, ist sich aber nicht sicher. Die Anfrage an die Musikgesellschaft ist raus, aber ob eine Antwort kam, weiss nur jemand, der heute nicht da ist.
Zwanzig Minuten für den ersten Punkt. Und die Sitzung hat noch acht.
Das Protokoll ist ein Archiv, keine Arbeitsfläche
Es wird geschrieben, verschickt und abgelegt. Damit hat es seinen Zweck erfüllt – formal, rechtlich, für die Generalversammlung.
Was es nicht ist: der Ort, an dem zwischen zwei Sitzungen gearbeitet wird. Niemand öffnet ein PDF vom 14. Mai, um nachzusehen, was er zugesagt hat. Sechs Wochen später kennt den Stand niemand mehr, und die nächste Sitzung beginnt damit, ihn zu rekonstruieren.
Ein Verein schreibt mehr auf als die meisten Firmen. Nur liegt das Aufgeschriebene dort, wo niemand arbeitet.
Was eine Sitzung wirklich produziert
Aufs Wesentliche reduziert kommt aus einer Vorstandssitzung kein Dokument, sondern eine Handvoll offener Punkte:
- was zu tun ist
- wer es macht
- bis wann
- ob es erledigt ist
Das Protokoll ist die Verpackung dieser vier Angaben. Man kann eine Verpackung aufbewahren. Arbeiten kann man nicht damit.
Die Liste, die zwischen den Sitzungen weiterläuft
Dafür reicht eine To-do Liste, die alle im Vorstand sehen. Geteilt wird sie per Link: wer ihn hat, ist drin. Kein Konto, kein Passwort, keine Einladung, die noch jemand bestätigen muss.
Im Vereinsvorstand ist das keine Bequemlichkeit, sondern die Bedingung. In jedem Vorstand sitzt jemand, der sich kein weiteres Login einrichtet. Verlangt das Werkzeug eine Anmeldung, benutzen es sechs von acht – und damit ist es wertlos, denn der Stand stimmt nur, wenn alle darauf schauen.
Wer etwas erledigt hat, hakt es ab, statt eine Mail zu schreiben. Wer eine Rückfrage hat, schreibt sie als Kommentar an die Aufgabe statt in einen Verteiler, in dem zwei Leute fehlen.
Im OK ist es dasselbe, nur enger
Ein Organisationskomitee trifft sich fünfmal und hat danach ein Fest zu stemmen. Da läuft mehreres parallel: Bewilligung, Festwirtschaft, Musik, Helfereinsatz, Auf- und Abbau.
Sobald es mehrere Baustellen sind, zeigt ein Kanban Board den Stand auf einen Blick – was offen ist, was läuft, was erledigt ist. Und, im Verein wichtiger als sonst wo: was dasteht und keinen Namen hat.
Denn im Verein kann niemand zuteilen. Der Vorstand trägt die Verantwortung, anordnen kann er nichts. Eine Aufgabe ohne Namen wird nicht dadurch erledigt, dass sie im Protokoll steht, sondern dadurch, dass sie jemandem auffällt.
Das Vereinsjahr sind mehrere Vorhaben
Generalversammlung, Sommerfest, Jubiläum, Vereinsreise – jedes davon ein eigenes Projekt, mit eigener Liste und eigenem Board. So behält der Vorstand den Überblick, ohne dass alles in einer einzigen Liste landet.
Und hier zahlt es sich zurück
Ein Verein verliert jedes Jahr einen Teil seines Gedächtnisses. Der Festwirt, der es zwölf Jahre gemacht hat, tritt zurück. Das OK wird neu besetzt. Was die Vorgänger wussten – wann die Bewilligung eingereicht sein muss, wie viele Festbänke es braucht, welcher Verein zusagt und welcher nicht – steht nirgends, wo man es findet.
Theoretisch steht es in den Protokollen. Praktisch liest niemand elf PDFs durch, um herauszufinden, wie das Fest letztes Jahr organisiert war.
Das Projekt vom Vorjahr leistet genau das, was das Protokollarchiv verspricht und nicht einlöst. Wer neu ins OK kommt, öffnet die Liste von letztem Jahr und sieht die Reihenfolge, die Fristen und das, was schiefging. Er muss niemanden anrufen, der längst nicht mehr im Verein ist.
Für Anlässe, die jedes Jahr gleich ablaufen, lohnt sich zusätzlich eine Checkliste, die bleibt. Mehr dazu in Wiederkehrende Abläufe im Team festhalten.
Wo es aufhört
Damit klar ist, was das hier nicht ist:
- Keine Mitgliederverwaltung, keine Beiträge, keine Buchhaltung, kein Spendenwesen. Wer das braucht, braucht eine Vereinssoftware. Projoodle liegt daneben, nicht darüber.
- Keine Mitgliederdaten in eine geteilte Liste. Adressen, Geburtsdaten und Beitragsstände gehören nicht in etwas, das über einen Link erreichbar ist. Das ist keine Lücke, sondern die richtige Trennung.
- Kein Helferplan mit Schichten und automatischer Erinnerung. E-Mail-Erinnerungen gibt es nur in der Pro-Version.
Dafür: keine Installation, keine Lizenz pro Person, keine Anmeldung. Auch nicht für das Vorstandsmitglied, das nächstes Jahr nicht mehr dabei ist.
Kurz gesagt
Ein Verein hat kein Dokumentationsproblem. Er dokumentiert vorbildlich. Sein Problem ist, dass das Dokumentierte an einem Ort liegt, an dem zwischen zwei Sitzungen niemand vorbeikommt.
Eine Liste, die alle sehen und niemand aufschliessen muss, macht aus dem Protokoll das, was es sein sollte: die Beschreibung dessen, was ohnehin schon läuft.
Wie kleine Teams ohne Einführung starten, steht in Projektmanagement für kleine Teams – ohne Software-Einführung. Und falls ihr euch fragt, was ihr überhaupt braucht: Welches Projekttool passt zu einem kleinen Team?
