Drei Minuten für die Umfrage, eine Woche für den Rest
Dienstagabend, sechs Leute, ein Termin zu finden. Die Umfrage ist in drei Minuten geschrieben, der Link geht raus, am Donnerstag steht die Antwort da: Samstag der Neunzehnte, fünf Zusagen, ein Vielleicht.
Und dann?
Jemand trägt den Termin in einen Kalender. Jemand schreibt in die Runde, dass es jetzt gilt. Jemandem fällt ein, dass der Raum noch reserviert werden muss, und jemand anderes hatte zugesagt, den Beamer mitzubringen – abgemacht im selben Mailverlauf, vier Antworten weiter unten.
Die Umfrage hat ihre Frage beantwortet und ist zu. Alles, was aus der Antwort folgt, ist Handarbeit.
Was eine Terminumfrage gut kann und wo sie aufhört
Doodle ist für eine Sache bekannt und macht sie so, dass man sie niemandem erklären muss: Es fragt eine Gruppe, wann sie kann, und zeigt die Antwort. Deshalb kennt es jeder, und das ist ein guter Grund, es zu benutzen.
Wo es aufhört, ist kein Mangel, sondern die Form der Sache. Eine Terminumfrage ist eine Seite für eine einzige Frage. Sie weiss nicht, weshalb die Gruppe sich trifft, sie weiss nicht, was bis dahin fertig sein muss, und sobald die Gewinnerzeile hervorgehoben ist, hat sie ihre Aufgabe erledigt.
Die Umfrage löst den ersten Schritt. Den zweiten löst niemand, also fällt er auf dich zurück.
Für eine Gruppe, die sich einmal trifft, ist das genau die richtige Grösse. Für einen Vorstand, ein Team oder einen Kunden, mit dem in sechs Wochen der nächste Termin ansteht, heisst es jedes Mal wieder bei null anfangen.
Dieselbe Frage, aber in einem Projekt
Projoodle stellt sie genauso, mit denselben drei Antworten: Ja, Vielleicht, Nein. Bis zu dreissig Termine vorschlagen, auf Wunsch mit Uhrzeit von und bis, und der Vorschlag mit den meisten Zusagen wird hervorgehoben, während die Stimmen eintreffen. Das ist nicht der Unterschied.
Der Unterschied ist, wo die Umfrage steht. Sie ist keine Seite für sich, sondern sitzt in einem Projekt, neben den Aufgaben, den Dateien und den Leuten, um die es beim Treffen eigentlich geht. Wie das Schritt für Schritt läuft, steht auf der Umfragen-Seite.
Aus dem Gewinner wird ein Termin, mit den Leuten drin
Wenn du die Umfrage beendest, bleibt der gefundene Termin nicht auf einer Ergebnisseite liegen. Ein Klick trägt ihn in den Projektkalender ein, als echten Termin – Datum, Uhrzeit und alle, die zugesagt haben, schon drin.
Übertragen wird nichts, weil nichts übertragen werden muss. Die Angaben standen bereits da. Wer mit Vielleicht geantwortet hat, kommt mit; wer abgesagt hat, nicht.
Danach verhält er sich wie jeder andere Termin. Er kann einen Ort und eine Beschreibung haben, die Einladung geht raus, wenn du sie auslöst, und keine Sekunde früher, und fällt das Treffen aus, erfahren es die, die damit gerechnet haben.
Eine Gruppe stellt zwei Arten von Fragen
Wann können alle – und welche Variante nehmen wir? Die zweite Frage kommt so oft wie die erste, und sie ist dieselbe Umfrage mit anderen Antworten.
Statt Terminen gibst du die Möglichkeiten vor: das Restaurant, der Lieferant, die zwei Logoentwürfe. Eine Stimme pro Person, oder Mehrfachauswahl, wenn die Antworten sich nicht ausschliessen. Das Ergebnis wächst als Balken mit, und neben jeder Antwort steht, wer sie gewählt hat.
Wenn du es freigibst, dürfen die Teilnehmenden eigene Vorschläge ergänzen – ein Termin, an den du nicht gedacht hast, ein drittes Restaurant. Den eigenen Vorschlag nimmt jede Person wieder zurück, solange niemand sonst darauf gestimmt hat.
Jede Stimme trägt einen Namen
Jede teilnehmende Person bekommt ihren eigenen Link und antwortet unter ihrem eigenen Namen. Anonym ist hier nichts, und das ist Absicht: Bei einem Termin willst du selten wissen, wie viele können. Du willst wissen, wer nicht kann.
Das macht auch die Erinnerung genau. Projoodle weiss, wer noch nicht geantwortet hat, und schlägt beim Nachfassen genau diese Personen vor – nicht die ganze Liste. Wer abgestimmt hat, bekommt seine Ruhe.
Und von selbst geht keine Mail raus. Eine frisch geschriebene Umfrage ist selten fertig, und eine Mail lässt sich nicht zurückholen, darum ist das Verschicken ein eigener Schritt, den du auslöst.
Was danach noch dasteht
Das ist der Teil, den eine Umfrage für sich allein nicht haben kann. Was aus dem Treffen herauskommt, bleibt am selben Ort wie die Umfrage, die es angesetzt hat: die To-do Liste mit wer bis wann was macht, die Dateien, die Rückfragen als Kommentar an der Aufgabe, zu der sie gehören. Läuft mehreres parallel, zeigt das Board, was sich bewegt und was nicht.
Sechs Wochen später wird der nächste Termin im selben Projekt gesucht, vor derselben Liste. Niemand rekonstruiert etwas.
Wie das in einem Vereinsvorstand aussieht, steht in Was im Protokoll steht, macht noch niemand. Mit Kunden statt mit Kollegen: Aufgaben mit Kunden teilen, ohne Konto.
Wo es aufhört
Damit klar ist, was das hier nicht ist:
- Teilnehmende werden erfasst, nicht selbst eingetragen. Du legst die Personen an, jede bekommt ihren eigenen persönlichen Link. Es gibt keinen einzelnen Link für eine Gruppenchat-Runde, in die dreissig Unbekannte ihren Namen tippen. Das ist der Preis für Stimmen, die einen Namen tragen.
- Anonym ist nichts. Für eine geheime Abstimmung ist das hier das falsche Werkzeug.
- Kein Blick in deinen eigenen Kalender. Projoodle liest deine Verfügbarkeit in Google oder Outlook nicht aus und schlägt daraus keine Termine vor. Du schlägst vor, die Gruppe antwortet.
- Kostenlos hat Grenzen. Zwei Projekte, bis zu fünf Teilnehmende pro Projekt, eine laufende Umfrage, drei Termine im Kalender. Beendest du eine Umfrage, ist der Platz wieder frei. Darüber hinaus braucht es Projoodle PRO.
Wann sich der Wechsel lohnt
Die Frage ist nicht, welches Werkzeug schneller einen Termin findet. Beide finden ihn.
Die Frage ist, ob deine Gruppe sich wiedersieht. Geht es um ein einmaliges Treffen mit Leuten, die du danach nicht mehr triffst, ist eine Terminumfrage für sich genau die richtige Grösse, und es gibt keinen Grund, etwas zu ändern.
Geht es um denselben Vorstand, dasselbe Team, denselben Kunden – wird ein Treffen angesetzt, damit danach etwas entschieden, verteilt und tatsächlich gemacht wird –, dann ist der Termin nicht das Ergebnis. Er ist der Anfang, und er sollte dort landen, wo es weitergeht.
Kurz
Eine Terminumfrage endet in dem Moment, in dem sie nützlich wird. Der Termin steht, und die Arbeit, daraus einen Kalendereintrag, eine Liste und eine Gruppe zu machen, die Bescheid weiss, beginnt von vorn.
Projoodle stellt dieselbe Frage und behält die Antwort. Der Gewinner geht mit den Zusagen in den Kalender, die Aufgaben bleiben daneben stehen, und die nächste Umfrage entsteht im selben Projekt.
Kein Konto für die Teilnehmenden, nichts zu installieren, keine Werbung. Starte eine Umfrage und schau, wie weit sie dich trägt.
