Tre minuti per il sondaggio, una settimana per il resto
Martedì sera, sei persone, una data da trovare. Il sondaggio si scrive in tre minuti, il link parte, e giovedì la risposta è lì: sabato diciannove, cinque sì, un forse.
E poi?
Qualcuno riporta la data su un calendario. Qualcuno scrive al gruppo che ormai è fissata. A qualcuno viene in mente che la sala va ancora prenotata, e qualcun altro aveva promesso di portare il proiettore – concordato nello stesso scambio di mail, quattro risposte più sotto.
Il sondaggio ha risposto alla sua domanda e si è chiuso. Tutto quello che segue dalla risposta si fa a mano.
Cosa fa bene un sondaggio per le date e dove si ferma
Doodle è noto per una cosa e la fa in un modo che non serve spiegare a nessuno: chiede a un gruppo quando può, e mostra la risposta. Per questo lo conoscono tutti, ed è un ottimo motivo per usarlo.
Dove si ferma non è un difetto, è la forma della cosa. Un sondaggio per le date è una pagina per una sola domanda. Non sa perché il gruppo si incontra, non sa cosa deve essere pronto entro allora, e appena la riga vincente è evidenziata il suo compito è finito.
Il sondaggio risolve il primo passo. Il secondo non lo risolve nessuno, quindi torna a te.
Per un gruppo che si incontra una volta sola è esattamente la misura giusta. Per un comitato, una squadra o un cliente con cui fra sei settimane ci sarà il prossimo incontro, significa ricominciare ogni volta da zero.
La stessa domanda, ma dentro un progetto
Projoodle la pone allo stesso modo, con le stesse tre risposte: sì, forse, no. Proponi fino a trenta date, con orario da e a se ti serve, e la proposta con più adesioni viene evidenziata mentre arrivano i voti. Non è qui la differenza.
La differenza è dove sta il sondaggio. Non è una pagina a sé: sta in un progetto, accanto ai compiti, ai file e alle persone di cui l'incontro parla davvero. Come funziona passo per passo è sulla pagina dei sondaggi.
Dalla data vincente nasce un appuntamento, con le persone dentro
Quando chiudi il sondaggio, la data trovata non resta su una pagina di risultati. Un clic la scrive nel calendario del progetto come appuntamento vero – data, orario e tutte le persone che hanno detto sì, già inserite.
Non si ricopia nulla, perché non serve: i dati c'erano già. Chi ha risposto forse viene con; chi ha rifiutato no.
Da lì in poi si comporta come qualsiasi altro appuntamento. Può avere un luogo e una descrizione, l'invito parte quando lo mandi tu e non un secondo prima, e se l'incontro salta lo sanno le persone che ci contavano.
Un gruppo fa due tipi di domande
Quando possono tutti – e quale scegliamo? La seconda domanda arriva tanto spesso quanto la prima, ed è lo stesso sondaggio con altre risposte.
Al posto delle date indichi le possibilità: il ristorante, il fornitore, le due bozze di logo. Un voto a testa, oppure scelta multipla quando le risposte non si escludono. Il risultato cresce come barra, e accanto a ogni risposta sta chi l'ha scelta.
Se lo consenti, i partecipanti possono aggiungere proposte proprie – una data a cui non avevi pensato, un terzo ristorante. Ognuno ritira la propria finché nessun altro ci ha votato sopra.
Ogni voto porta un nome
Ogni partecipante riceve il proprio link e risponde con il proprio nome. Qui non c'è nulla di anonimo, ed è voluto: per una data raramente vuoi sapere quante persone possono. Vuoi sapere chi non può.
È anche quello che rende preciso il sollecito. Projoodle sa chi non ha ancora risposto e propone esattamente quelle persone – non tutta la lista. Chi ha votato resta in pace.
E nessuna mail parte da sola. Un sondaggio appena scritto raramente è finito, e una mail non si richiama indietro: l'invio è quindi un passo a parte, che avvii tu.
Cosa resta dopo
È la parte che un sondaggio isolato non può avere. Quello che esce dall'incontro resta nello stesso posto del sondaggio che l'ha fissato: la lista di cose da fare con chi fa cosa entro quando, i file, le domande come commento sul compito a cui appartengono. Quando corrono più cose insieme, la bacheca mostra cosa si muove e cosa no.
Sei settimane dopo la prossima data si cerca nello stesso progetto, davanti alla stessa lista. Nessuno ricostruisce niente.
Com'è nel comitato di un'associazione: Quello che sta nel verbale, non l'ha ancora fatto nessuno. Con i clienti invece che con i colleghi: Condividere compiti con i clienti, senza account.
Dove finisce
Perché sia chiaro cosa non è:
- I partecipanti si inseriscono, non si registrano da soli. Le persone le crei tu, e ognuna riceve il proprio link personale. Non c'è un link unico da lanciare in una chat di gruppo perché trenta sconosciuti ci scrivano il nome. È il prezzo di voti che portano un nome.
- Non c'è nulla di anonimo. Per un voto segreto questo è lo strumento sbagliato.
- Nessuno sguardo nel tuo calendario. Projoodle non legge la tua disponibilità su Google o Outlook e non ne ricava proposte. Proponi tu, il gruppo risponde.
- Il piano gratuito ha limiti. Due progetti, fino a cinque partecipanti per progetto, un sondaggio attivo per volta, tre appuntamenti nel calendario. Chiudi un sondaggio e il posto torna libero. Oltre serve Projoodle PRO.
Quando conviene cambiare
La domanda non è quale strumento trova prima una data. La trovano entrambi.
La domanda è se il tuo gruppo si rivede. Se è una volta sola, con persone che poi non incontrerai più, un sondaggio per le date da solo è esattamente della misura giusta, e non c'è motivo di cambiare.
Se è lo stesso comitato, la stessa squadra, lo stesso cliente – se un incontro si fissa perché poi qualcosa venga deciso, diviso e davvero fatto –, allora la data non è il risultato. È l'inizio, e dovrebbe atterrare dove le cose proseguono.
In breve
Un sondaggio per le date finisce nel momento in cui diventa utile. La data c'è, e il lavoro di trasformarla in un appuntamento, una lista e un gruppo che lo sa ricomincia da capo.
Projoodle fa la stessa domanda e tiene la risposta. La data vincente va nel calendario con le persone dentro, i compiti restano accanto, e il sondaggio successivo nasce nello stesso progetto.
Nessun account per chi partecipa, niente da installare, nessuna pubblicità. Avvia un sondaggio e guarda fin dove ti porta.
