Tres minutos para la encuesta, una semana para lo demás
Martes por la tarde, seis personas, una fecha que encontrar. La encuesta se escribe en tres minutos, el enlace sale, y el jueves está la respuesta: sábado diecinueve, cinco síes, un quizá.
¿Y luego?
Alguien pasa la fecha a un calendario. Alguien escribe al grupo para decir que ya es firme. A alguien se le ocurre que todavía hay que reservar la sala, y otra persona había prometido llevar el proyector – acordado en el mismo hilo de correos, cuatro respuestas más abajo.
La encuesta respondió a su pregunta y se cerró. Todo lo que se deriva de la respuesta se hace a mano.
Lo que una encuesta de fechas hace bien y dónde se detiene
Doodle es conocido por una cosa y la hace de una manera que no hay que explicarle a nadie: pregunta a un grupo cuándo puede y muestra la respuesta. Por eso lo conoce todo el mundo, y es una buena razón para usarlo.
Donde se detiene no es un defecto, es la forma de la cosa. Una encuesta de fechas es una página para una sola pregunta. No sabe para qué se reúne el grupo, no sabe qué tiene que estar listo para entonces, y en cuanto la fila ganadora queda destacada, su trabajo ha terminado.
La encuesta resuelve el primer paso. El segundo no lo resuelve nadie, así que vuelve a ti.
Para un grupo que se reúne una vez, esa es exactamente la medida adecuada. Para una junta, un equipo o un cliente con el que dentro de seis semanas toca la siguiente reunión, significa empezar cada vez desde cero.
La misma pregunta, pero dentro de un proyecto
Projoodle la hace igual, con las mismas tres respuestas: sí, quizá, no. Propón hasta treinta fechas, con hora de inicio y fin si te hace falta, y la propuesta con más aceptaciones queda destacada mientras llegan los votos. La diferencia no está ahí.
La diferencia es dónde está la encuesta. No es una página suelta: está en un proyecto, junto a las tareas, los archivos y las personas de las que la reunión trata realmente. Cómo funciona paso a paso está en la página de encuestas.
La fecha ganadora se convierte en una cita, con la gente dentro
Cuando cierras la encuesta, la fecha encontrada no se queda en una página de resultados. Un clic la escribe en el calendario del proyecto como una cita real – fecha, hora y todas las personas que dijeron que sí, ya incluidas.
No se copia nada, porque no hace falta: los datos ya estaban ahí. Quien respondió quizá también entra; quien rechazó, no.
A partir de ahí se comporta como cualquier otra cita. Puede tener un lugar y una descripción, la invitación sale cuando la envías tú y ni un segundo antes, y si la reunión se cae, se enteran las personas que contaban con ella.
Un grupo hace dos tipos de preguntas
¿Cuándo pueden todos – y cuál escogemos? La segunda pregunta aparece tan a menudo como la primera, y es la misma encuesta con otras respuestas.
En lugar de fechas das las opciones: el restaurante, el proveedor, los dos bocetos de logotipo. Un voto por persona, o selección múltiple cuando las respuestas no se excluyen. El resultado crece como una barra, y junto a cada respuesta aparece quién la eligió.
Si lo permites, los participantes pueden añadir propuestas propias – una fecha en la que no habías pensado, un tercer restaurante. Cada cual retira la suya mientras nadie más haya votado en ella.
Cada voto lleva un nombre
Cada participante recibe su propio enlace y responde con su propio nombre. Aquí no hay nada anónimo, y es a propósito: en una fecha rara vez quieres saber cuántos pueden. Quieres saber quién no puede.
Eso también hace preciso el recordatorio. Projoodle sabe quién no ha respondido todavía y propone exactamente a esas personas – no a toda la lista. Quien ya votó queda tranquilo.
Y ningún correo sale solo. Una encuesta recién escrita rara vez está terminada, y un correo no se puede recuperar: por eso el envío es un paso aparte que activas tú.
Lo que sigue ahí después
Esta es la parte que una encuesta suelta no puede tener. Lo que sale de la reunión se queda en el mismo sitio que la encuesta que la fijó: la lista de tareas con quién hace qué y para cuándo, los archivos, las dudas como comentario en la tarea a la que pertenecen. Cuando corren varias cosas a la vez, el tablero muestra qué se mueve y qué no.
Seis semanas después, la siguiente fecha se busca en el mismo proyecto, delante de la misma lista. Nadie reconstruye nada.
Cómo se ve en la junta de una asociación: Lo que pone el acta, todavía no lo ha hecho nadie. Con clientes en vez de compañeros: Compartir tareas con clientes, sin cuenta.
Dónde se acaba
Para que quede claro qué no es esto:
- Los participantes se registran desde dentro, no solos. Tú creas a las personas y cada una recibe su enlace personal. No hay un enlace único que soltar en un chat de grupo para que treinta desconocidos escriban su nombre. Es el precio de unos votos que llevan nombre.
- No hay nada anónimo. Para una votación secreta esta es la herramienta equivocada.
- Ninguna mirada a tu propio calendario. Projoodle no lee tu disponibilidad en Google o Outlook ni saca propuestas de ahí. Propones tú, el grupo responde.
- La versión gratuita tiene límites. Dos proyectos, hasta cinco participantes por proyecto, una encuesta activa a la vez, tres citas en el calendario. Cierra una encuesta y el sitio queda libre. Más allá hace falta Projoodle PRO.
Cuándo compensa el cambio
La pregunta no es qué herramienta encuentra antes una fecha. Las dos la encuentran.
La pregunta es si tu grupo se vuelve a ver. Si es una sola vez, con gente a la que después no volverás a ver, una encuesta de fechas por sí sola es justo la medida adecuada y no hay motivo para cambiar nada.
Si es la misma junta, el mismo equipo, el mismo cliente – si se fija una reunión para que después algo se decida, se reparta y se haga de verdad –, entonces la fecha no es el resultado. Es el principio, y debería aterrizar donde la cosa continúa.
En resumen
Una encuesta de fechas termina justo cuando se vuelve útil. La fecha está, y el trabajo de convertirla en una cita, una lista y un grupo enterado empieza de nuevo.
Projoodle hace la misma pregunta y se queda con la respuesta. La ganadora pasa al calendario con la gente dentro, las tareas se quedan al lado, y la siguiente encuesta nace en el mismo proyecto.
Sin cuenta para quien participa, nada que instalar, sin publicidad. Empieza una encuesta y mira hasta dónde te lleva.
