Trzy minuty na ankietę, tydzień na resztę
Wtorek wieczorem, sześć osób, jeden termin do ustalenia. Ankietę pisze się w trzy minuty, link idzie dalej, a w czwartek jest odpowiedź: sobota dziewiętnastego, pięć razy tak, jedno może.
I co dalej?
Ktoś przepisuje termin do kalendarza. Ktoś pisze do wszystkich, że jest ustalone. Komuś przypomina się, że salę trzeba jeszcze zarezerwować, a ktoś inny obiecywał przynieść rzutnik – ustalone w tej samej wymianie maili, cztery odpowiedzi niżej.
Ankieta odpowiedziała na swoje pytanie i się zamknęła. Wszystko, co z tej odpowiedzi wynika, robi się ręcznie.
Co ankieta terminowa robi dobrze i gdzie się kończy
Doodle jest znany z jednej rzeczy i robi ją tak, że nikomu nie trzeba tego tłumaczyć: pyta grupę, kiedy może, i pokazuje odpowiedź. Dlatego zna go każdy i to dobry powód, żeby z niego korzystać.
To, gdzie się kończy, nie jest wadą, tylko kształtem samej rzeczy. Ankieta terminowa to strona na jedno pytanie. Nie wie, po co spotyka się grupa, nie wie, co ma być na ten dzień gotowe, a gdy zwycięski wiersz zostaje podświetlony, jej zadanie jest skończone.
Ankieta rozwiązuje pierwszy krok. Drugiego nie rozwiązuje nikt, więc wraca do ciebie.
Dla grupy, która spotyka się raz, to dokładnie właściwy rozmiar. Dla zarządu, zespołu albo klienta, z którym za sześć tygodni wypada kolejne spotkanie, oznacza to zaczynanie za każdym razem od zera.
To samo pytanie, ale wewnątrz projektu
Projoodle zadaje je tak samo, z tymi samymi trzema odpowiedziami: tak, może, nie. Zaproponuj do trzydziestu terminów, w razie potrzeby z godziną od i do, a propozycja z największą liczbą zgód podświetla się w miarę spływania głosów. Różnica nie leży tutaj.
Różnica polega na tym, gdzie ankieta stoi. To nie jest osobna strona: siedzi w projekcie, obok zadań, plików i ludzi, o których to spotkanie naprawdę jest. Jak to działa krok po kroku, opisuje strona ankiet.
Ze zwycięskiego terminu robi się spotkanie, razem z ludźmi
Kiedy zamykasz ankietę, znaleziony termin nie zostaje na stronie wyników. Jedno kliknięcie wpisuje go do kalendarza projektu jako prawdziwe spotkanie – data, godzina i wszyscy, którzy powiedzieli tak, już w środku.
Nic się nie przepisuje, bo nie trzeba: dane już tam były. Kto odpowiedział może, idzie razem z pozostałymi; kto odmówił, nie.
Dalej zachowuje się jak każde inne spotkanie. Może mieć miejsce i opis, zaproszenie wychodzi wtedy, gdy je wyślesz, i ani sekundy wcześniej, a jeśli spotkanie przepada, dowiadują się o tym ci, którzy na nie liczyli.
Grupa zadaje dwa rodzaje pytań
Kiedy wszyscy mogą – i którą opcję bierzemy? Drugie pytanie pojawia się równie często jak pierwsze i jest tą samą ankietą z innymi odpowiedziami.
Zamiast terminów podajesz warianty: restauracja, dostawca, dwa projekty logo. Jeden głos na osobę albo wielokrotny wybór, gdy odpowiedzi się nie wykluczają. Wynik rośnie jako pasek, a obok każdej odpowiedzi stoi, kto ją wybrał.
Jeśli na to pozwolisz, uczestnicy mogą dopisywać własne propozycje – termin, o którym nie pomyślisz, trzecia restauracja. Własną propozycję każdy wycofuje, dopóki nikt inny na nią nie zagłosuje.
Każdy głos ma nazwisko
Każda uczestnicząca osoba dostaje własny link i odpowiada pod własnym imieniem. Nic tu nie jest anonimowe i to celowo: przy terminie rzadko chcesz wiedzieć, ile osób może. Chcesz wiedzieć, kto nie może.
To samo czyni przypomnienie precyzyjnym. Projoodle wie, kto jeszcze nie odpowiedział, i przy ponagleniu proponuje dokładnie te osoby – nie całą listę. Kto zagłosował, ma spokój.
I żaden mail nie wychodzi sam z siebie. Świeżo napisana ankieta rzadko jest gotowa, a maila nie da się cofnąć: wysyłka jest więc osobnym krokiem, który uruchamiasz ty.
Co zostaje potem
To jest część, której samodzielna ankieta mieć nie może. To, co wychodzi ze spotkania, zostaje w tym samym miejscu co ankieta, która je umówiła: lista zadań z tym, kto co i do kiedy robi, pliki, pytania jako komentarz przy zadaniu, do którego należą. Gdy kilka rzeczy biegnie równolegle, tablica pokazuje, co się rusza, a co nie.
Sześć tygodni później kolejny termin szuka się w tym samym projekcie, przed tą samą listą. Nikt niczego nie odtwarza.
Jak to wygląda w zarządzie stowarzyszenia: Co stoi w protokole, jeszcze nikt nie zrobił. Z klientami zamiast z kolegami: Dzielenie się zadaniami z klientami, bez konta.
Gdzie to się kończy
Żeby było jasne, czym to nie jest:
- Uczestników się wpisuje, nie zapisują się sami. To ty zakładasz osoby, a każda dostaje własny osobisty link. Nie ma jednego linku do wrzucenia na czat grupowy, żeby trzydzieścioro nieznajomych wpisało tam swoje imiona. To cena za głosy, które mają nazwisko.
- Nic nie jest anonimowe. Do tajnego głosowania to złe narzędzie.
- Żadnego zaglądania do twojego kalendarza. Projoodle nie odczytuje twojej dostępności w Google ani Outlooku i nie proponuje z niej terminów. Ty proponujesz, grupa odpowiada.
- Wersja bezpłatna ma granice. Dwa projekty, do pięciu uczestników na projekt, jedna trwająca ankieta naraz, trzy spotkania w kalendarzu. Zamkniesz ankietę i miejsce znowu jest wolne. Powyżej tego potrzebny jest Projoodle PRO.
Kiedy zmiana się opłaca
Pytanie nie brzmi, które narzędzie szybciej znajdzie termin. Znajdą oba.
Pytanie brzmi, czy twoja grupa zobaczy się jeszcze raz. Jeśli chodzi o jeden raz, z ludźmi, których potem już nie spotkasz, sama ankieta terminowa jest dokładnie właściwego rozmiaru i nie ma powodu niczego zmieniać.
Jeśli chodzi o ten sam zarząd, ten sam zespół, tego samego klienta – jeśli spotkanie umawia się po to, by potem coś zdecydować, rozdzielić i naprawdę zrobić – to termin nie jest wynikiem. Jest początkiem i powinien wylądować tam, gdzie rzecz toczy się dalej.
Krótko
Ankieta terminowa kończy się w chwili, w której staje się przydatna. Termin jest, a praca nad zamianą go w spotkanie, w listę i w grupę, która o tym wie, zaczyna się od nowa.
Projoodle zadaje to samo pytanie i zatrzymuje odpowiedź. Zwycięski termin idzie do kalendarza razem z ludźmi, zadania zostają obok, a kolejna ankieta powstaje w tym samym projekcie.
Bez konta dla uczestników, bez instalowania, bez reklam. Uruchom ankietę i zobacz, jak daleko cię zaprowadzi.
