Tre minuter för omröstningen, en vecka för resten
Tisdag kväll, sex personer, ett datum att hitta. Omröstningen skrivs på tre minuter, länken går ut, och på torsdagen står svaret där: lördag den nittonde, fem ja, ett kanske.
Och sedan?
Någon för in datumet i en kalender. Någon skriver till gruppen att det nu är spikat. Någon kommer på att lokalen fortfarande måste bokas, och någon annan hade lovat att ta med projektorn – överenskommet i samma mejltråd, fyra svar längre ner.
Omröstningen har besvarat sin fråga och är stängd. Allt som följer av svaret görs för hand.
Vad en datumomröstning är bra på och var den tar slut
Doodle är känt för en sak och gör den på ett sätt som ingen behöver få förklarat: det frågar en grupp när den kan och visar svaret. Därför känner alla igen det, och det är ett fullgott skäl att använda det.
Där det tar slut är ingen brist, det är sakens form. En datumomröstning är en sida för en enda fråga. Den vet inte varför gruppen ses, den vet inte vad som ska vara klart till dess, och så snart den vinnande raden är markerad är dess arbete gjort.
Omröstningen löser första steget. Det andra löser ingen, så det kommer tillbaka till dig.
För en grupp som ses en gång är det precis rätt storlek. För en styrelse, ett team eller en kund där nästa möte ligger om sex veckor betyder det att börja om från noll varje gång.
Samma fråga, fast inuti ett projekt
Projoodle ställer den likadant, med samma tre svar: ja, kanske, nej. Föreslå upp till trettio datum, vid behov med tid från och till, och förslaget med flest ja markeras medan rösterna kommer in. Det är inte där skillnaden ligger.
Skillnaden är var omröstningen står. Den är ingen egen sida utan sitter i ett projekt, bredvid uppgifterna, filerna och de människor mötet faktiskt handlar om. Hur det går till steg för steg står på omröstningssidan.
Vinnaren blir ett möte, med folket redan i
När du stänger omröstningen blir det hittade datumet inte liggande på en resultatsida. Ett klick lägger in det i projektkalendern som ett riktigt möte – datum, tid och alla som sagt ja, redan ifyllda.
Inget skrivs av, för inget behöver skrivas av: uppgifterna fanns redan. De som svarat kanske följer med; de som tackat nej gör det inte.
Därefter beter det sig som vilket möte som helst. Det kan ha en plats och en beskrivning, inbjudan går ut när du skickar den och inte en sekund tidigare, och ställs mötet in får de som räknat med det veta det.
En grupp ställer två sorters frågor
När kan alla – och vilken tar vi? Den andra frågan kommer lika ofta som den första, och det är samma omröstning med andra svar.
I stället för datum anger du alternativen: restaurangen, leverantören, de två logotypförslagen. En röst per person, eller flerval när svaren inte utesluter varandra. Resultatet växer som en stapel, och bredvid varje svar står vem som valt det.
Om du tillåter det får deltagarna lägga till egna förslag – ett datum du inte tänkt på, en tredje restaurang. Sitt eget förslag tar var och en tillbaka så länge ingen annan har röstat på det.
Varje röst bär ett namn
Varje deltagare får sin egen länk och svarar under sitt eget namn. Inget är anonymt här, och det är med flit: vid ett datum vill du sällan veta hur många som kan. Du vill veta vem som inte kan.
Det gör också påminnelsen exakt. Projoodle vet vem som ännu inte svarat och föreslår just de personerna – inte hela listan. Den som röstat får vara i fred.
Och inget mejl går ut av sig självt. En nyskriven omröstning är sällan färdig, och ett mejl går inte att ta tillbaka: att skicka är därför ett eget steg som du utlöser.
Vad som står kvar efteråt
Det här är delen som en fristående omröstning inte kan ha. Det som kommer ut ur mötet blir kvar på samma ställe som omröstningen som bokade det: att göra-listan med vem som gör vad till när, filerna, frågorna som kommentar på uppgiften de hör till. När flera saker löper samtidigt visar tavlan vad som rör sig och vad som inte gör det.
Sex veckor senare söks nästa datum i samma projekt, framför samma lista. Ingen rekonstruerar något.
Hur det ser ut i en föreningsstyrelse: Det som står i protokollet har ingen gjort än. Med kunder i stället för kollegor: Dela uppgifter med kunder, utan konto.
Var det tar slut
Så att det är klart vad det här inte är:
- Deltagare läggs in, de anmäler sig inte själva. Du skapar personerna, och var och en får sin egen personliga länk. Det finns ingen enda länk att slänga in i en gruppchatt där trettio okända skriver in sitt namn. Det är priset för röster som bär ett namn.
- Inget är anonymt. För en sluten omröstning är det här fel verktyg.
- Ingen titt i din egen kalender. Projoodle läser inte din tillgänglighet i Google eller Outlook och föreslår inga datum utifrån den. Du föreslår, gruppen svarar.
- Gratis har gränser. Två projekt, upp till fem deltagare per projekt, en pågående omröstning i taget, tre möten i kalendern. Stänger du en omröstning blir platsen ledig igen. Därutöver krävs Projoodle PRO.
När bytet lönar sig
Frågan är inte vilket verktyg som hittar ett datum snabbast. Båda hittar det.
Frågan är om din grupp ses igen. Handlar det om en enda gång, med människor du inte träffar mer, är en datumomröstning för sig precis rätt storlek och det finns ingen anledning att ändra något.
Handlar det om samma styrelse, samma team, samma kund – bokas ett möte för att något sedan ska beslutas, fördelas och faktiskt göras –, då är datumet inte resultatet. Det är början, och det borde landa där det fortsätter.
Kort sagt
En datumomröstning slutar i samma stund som den blir användbar. Datumet är satt, och arbetet med att göra det till ett möte, en lista och en grupp som vet om det börjar om från början.
Projoodle ställer samma fråga och behåller svaret. Vinnaren går in i kalendern med folket i sig, uppgifterna står kvar bredvid, och nästa omröstning skrivs i samma projekt.
Inget konto för deltagarna, inget att installera, ingen reklam. Starta en omröstning och se hur långt den bär.
