Det korta svaret
Ordnar du ditt eget arbete – stanna hos Todoist. Det är byggt precis för det, och Projoodle försöker inte ens vara en kopia.
Är problemet att fem andra först måste skapa ett konto innan en enda uppgift kan tas över, då är det inte funktionslistan som står i vägen. Det är ingången.
Projoodle är ett delat projekt i stället för en personlig lista. Du delar det med en länk, och de du bjuder in arbetar i det utan att registrera sig. Det är hela bytet – resten av artikeln handlar om vad det kostar och vad det ger.
Vad Todoist är byggt för
En lista, en ägare, och allt ordnat för att den listan ska vara snabb: en tanke fångad på sekunder varifrån du än är, en prioritet på den, deluppgifter under den, filter som bygger den vy du vill ha, i dag och veckan över alla projekt samtidigt.
Det är ett eget hantverk, och Todoist behärskar det. Behöver du det är inget här nedan ett skäl att byta.
Skillnaden är ingången, inte funktionslistan
Hos Projoodle hör en att göra-lista till ett projekt och inte till en person, och projektet delas med en länk. Varje deltagare får sin egen.
Vad någon får göra är en roll som du delar ut – och rollen har ingenting med konto att göra:
- Medlem – skapar uppgifter, ändrar dem, bockar av dem, hänger på filer, startar omröstningar och möten. Utan konto.
- Gäst – läser, skriver kommentarer, röstar i omröstningar. Bockar inte av något, varken uppgifter eller checklistor, och ändrar ingenting.
- Projektledning och administratör – allt det, plus deltagarna själva.
Det är den skillnaden det hänger på. Kunden som bara ska titta och kommentera är gäst. De fem som gör jobbet är medlemmar – och ingen av dem registrerar sig någonstans.
Exempel: en föreningsfest med sex personer
Sex personer ordnar en sommarfest. Alla sex är medlemmar, alltså kan alla sex arbeta: boka lokalen, beställa dryck, skicka inbjudningarna, fixa ljudet.
Först måste ett datum fram. I stället för ett separat verktyg ligger omröstningen i samma projekt: föreslå datumen, alla svarar ja, kanske eller nej, och vinnaren går in i projektkalendern som ett riktigt möte, med ja-svaren redan på plats. Den som vill ha det i sin egen kalender laddar ner det som .ics-fil – utan konto.
På ”beställa dryck” hänger offerten som fil, och frågan om den står som kommentar på samma uppgift i stället för i en mejltråd där två personer föll bort.
Hur det ser ut över ett helt föreningsår står i Det som står i protokollet har ingen gjort än.
Vad som kommer efter listan
De flesta små projekt börjar som en lista och slutar sedan vara det. Ett datum ska bestämmas. Ett beslut närmar sig. Någon ska leverera en fil. Något behöver diskuteras.
De stegen stannar här i samma projekt: omröstningar för datum och för beslut, kalendern, kanban-tavlan så fort flera spår löper samtidigt, en checklista för steg som är likadana varje gång, filer och kommentarer på den uppgift de hör till. Mer om vägen från omröstning till möte i Ett Doodle-alternativ för grupper som ses mer än en gång, mer om rutiner i Fixera återkommande rutiner i teamet.
Vill du ha en kalender som håller sig aktuell själv i stället för en lös fil finns en prenumeration som matar din Google-, Outlook- eller Apple-kalender. Den är PRO och kräver ett konto, eftersom kalenderprogram inte kan logga in någonstans.
Och ett projekt behöver inte vara öppet. Med PRO kan du skydda ett, och då slutar länken ensam att fungera – varken för sidorna eller för filerna. För ett projekt som bara är ditt är det precis rätt. För ett delat upphäver det just det som gör länken användbar. Det är alltså ett beslut och ingen knapp man slår på för säkerhets skull.
PRO betalas av projektet, inte per huvud
Ett projekts gränser kommer från kontot hos den som äger det. Alla andra i projektet arbetar under dem utan att ha något eget.
Tolv deltagare i ett PRO-projekt blir alltså en prenumeration, inte tolv. Den som ofta arbetar med folk som är med i tre veckor och sedan är borta avgör oftast på just den siffran. Vad PRO kostar står på prissidan.
Där Todoist är det bättre valet
- Din egen lista, tvärs över jobb, hem och allt annat.
- Fånga något på sekunder, var du än befinner dig.
- Prioriteringar och riktiga deluppgifter.
- Filter och vyer byggda som du tänker.
- Ett fast team som redan arbetar i det.
Där Projoodle är det bättre valet
- Folk ska vara med som inte bryr sig om ditt verktyg och aldrig kommer att göra det.
- Uppställningen byts: en kund för ett projekt, tre hjälpare för en fest.
- Hitta datumet och behålla datumet hör hemma på samma ställe.
- Filen och frågan hör till uppgiften, inte till en mejltråd.
- En person betalar, alla är med.
Vad Projoodle inte kan
- Inga riktiga deluppgifter, inga prioriteringar.
- Ingen fri inkorg. Det finns en vy ”mina uppgifter” över alla dina projekt, men varje uppgift hör till ett projekt – en tanke i mataffärskön behöver först ett, och vyn behöver ett konto.
- Varje röst i en omröstning bär ett namn. För sluten omröstning är det här fel verktyg.
- Ingen blick i din kalender. Möten går ut, inte in: Projoodle läser inte din tillgänglighet i Google eller Outlook och föreslår inget ur den.
- PRO: sökning i alla uppgifter, uppgifter som upprepas enligt schema, ett mejl när ett slutdatum nås, kalenderprenumerationen, skydda ett projekt, kopiera och arkivera det.
- Gratis har gränser: två projekt, fem deltagare per projekt, tre kolumner på tavlan, tio filer per projekt på högst tio megabyte styck, tre kommande möten, en pågående omröstning i taget.
Prova utan konto
Om ansättningen passar går att pröva innan något är bestämt: skapa ett projekt, skriv uppgifterna, bjud in folk. Med kunder i stället för kollegor står i Dela uppgifter med kunder, utan konto.
En sak i förväg: en e-postadress behövs, eftersom din egen personliga projektlänk skickas dit. Den används enbart till det. De du bjuder in behöver ingenting annat än länken.
Blir det något bestående kan du alltid skapa ett konto senare och hålla projekten på ett ställe. Skapa en att göra-lista och se hur långt den bär.
