La risposta breve
Se organizzi il tuo lavoro, resta con Todoist. È costruito esattamente per questo, e Projoodle non prova nemmeno a esserne una copia.
Se il problema è che altre cinque persone dovrebbero prima creare un account perché una sola attività possa essere presa in carico, allora non è l'elenco delle funzioni a fermarti. È l'accesso.
Projoodle è un progetto condiviso invece di una lista personale. Lo condividi con un link, e le persone che inviti ci lavorano senza registrarsi. Questo è tutto lo scambio – il resto dell'articolo dice quanto costa e che cosa rende.
Per che cosa è costruito Todoist
Una lista, un proprietario, e tutto disposto perché quella lista sia veloce: un pensiero preso in pochi secondi, ovunque tu sia, una priorità sopra, sotto-attività sotto, filtri che ti costruiscono la vista che vuoi, oggi e la settimana su tutti i progetti insieme.
È una disciplina a sé, e Todoist la sa fare. Se ti serve quello, niente di ciò che segue è un motivo per cambiare.
La differenza è l'accesso, non l'elenco delle funzioni
In Projoodle una lista di attività appartiene a un progetto e non a una persona, e il progetto si condivide con un link. Ogni partecipante riceve il proprio.
Che cosa può fare qualcuno è un ruolo che assegni tu – e il ruolo non ha niente a che vedere con l'avere un account:
- Membro – crea attività, le modifica, le spunta, allega file, avvia sondaggi e appuntamenti. Senza account.
- Ospite – legge, scrive commenti, vota nei sondaggi. Non spunta nulla, né attività né checklist, e non modifica niente.
- Direzione del progetto e admin – tutto questo, più i partecipanti stessi.
È questa distinzione che conta. Il cliente che deve guardare e commentare è un ospite. Le cinque persone che fanno il lavoro sono membri – e nessuna di loro si iscrive da nessuna parte.
Esempio: una festa di associazione con sei persone
Sei persone organizzano una festa d'estate. Tutte e sei sono membri, quindi tutte e sei possono lavorare: prenotare la sala, ordinare le bevande, spedire gli inviti, procurare l'impianto audio.
Prima bisogna trovare una data. Invece di uno strumento a parte, il sondaggio sta nello stesso progetto: proponi le date, ognuno risponde sì, forse o no, e la vincente entra nel calendario del progetto come appuntamento vero, con le adesioni già dentro. Chi lo vuole nel proprio calendario lo scarica come file .ics – senza account.
All'attività «ordinare le bevande» è allegato il preventivo, e la domanda su di esso sta come commento sulla stessa attività, non in un thread di mail in cui mancano due persone.
Come si presenta lungo un intero anno associativo sta in Quello che sta nel verbale non l'ha ancora fatto nessuno.
Che cosa viene dopo la lista di attività
La maggior parte dei piccoli progetti nasce come lista e poi smette di esserlo. Va fissata una data. Arriva una decisione. Qualcuno deve consegnare un file. Su qualcosa bisogna parlare.
Questi passaggi restano qui nello stesso progetto: sondaggi per le date e per le decisioni, il calendario, la bacheca kanban appena corrono più cose insieme, una checklist per i passi identici ogni volta, file e commenti sull'attività a cui appartengono. Di più sul percorso dal sondaggio all'appuntamento in Un'alternativa a Doodle per i gruppi che si rivedono, di più sulle routine in Fissare le procedure ricorrenti in team.
Se vuoi un calendario che si tiene aggiornato da solo invece di un singolo file: esiste un abbonamento che alimenta il tuo calendario Google, Outlook o Apple. Quello è PRO e richiede un account, perché i programmi di calendario non possono accedere da nessuna parte.
E un progetto non deve per forza essere aperto. Con PRO puoi proteggerne uno, e allora il link da solo smette di funzionare – né per le pagine né per i file. Per un progetto che è solo tuo è esattamente quello che serve. Per uno condiviso annulla ciò che rende utile il link: è quindi una decisione, non un interruttore da alzare per prudenza.
PRO lo paga il progetto, non la testa
I limiti di un progetto vengono dall'account della persona a cui appartiene. Tutti gli altri nel progetto lavorano sotto quelli, senza avere niente di proprio.
Dodici partecipanti in un progetto PRO fanno quindi un abbonamento, non dodici. Chi lavora spesso con persone che ci sono tre settimane e poi spariscono decide di solito proprio su questo numero. Quanto costa PRO sta sulla pagina dei prezzi.
Dove Todoist è la scelta migliore
- La tua lista, tra lavoro, casa e tutto il resto.
- Prendere nota di qualcosa in pochi secondi, ovunque tu sia.
- Priorità e vere sotto-attività.
- Filtri e viste costruiti come pensi tu.
- Un team fisso che ci lavora già.
Dove Projoodle è la scelta migliore
- Devono partecipare persone a cui il tuo strumento non interessa e non interesserà mai.
- Il giro cambia: un cliente per un progetto, tre volontari per una festa.
- Trovare la data e tenere la data stanno nello stesso posto.
- Il file e la domanda stanno sull'attività, non in un giro di mail.
- Paga una persona, partecipano tutti.
Che cosa Projoodle non sa fare
- Nessuna vera sotto-attività, nessuna priorità.
- Nessuna casella in arrivo libera. C'è una vista «le mie attività» su tutti i tuoi progetti, ma ogni attività appartiene a un progetto – un pensiero venuto alla cassa ne richiede prima uno, e quella vista richiede un account.
- Ogni voto in un sondaggio porta un nome. Per uno scrutinio segreto questo è lo strumento sbagliato.
- Nessuno sguardo nel tuo calendario. Gli appuntamenti escono, non entrano: Projoodle non legge la tua disponibilità in Google o Outlook e non propone niente da lì.
- PRO: la ricerca su tutte le attività, le attività che si ripetono a cadenza fissa, una mail quando arriva la scadenza, l'abbonamento al calendario, proteggere un progetto, copiarlo e archiviarlo.
- La versione gratuita ha dei limiti: due progetti, cinque partecipanti per progetto, tre colonne sulla bacheca, dieci file per progetto da al massimo dieci megabyte ciascuno, tre appuntamenti in arrivo, un sondaggio attivo alla volta.
Provare senza account
Se l'approccio ti va bene si prova prima di decidere qualsiasi cosa: crea un progetto, scrivi le attività, invita le persone. Con i clienti invece che con i colleghi si legge in Condividere attività con i clienti, senza account.
Una cosa da sapere prima: serve un indirizzo e-mail, perché il tuo link personale al progetto viene mandato lì. Viene usato solo per questo. Le persone che inviti non hanno bisogno d'altro che del link.
Se ne nasce qualcosa di duraturo, puoi sempre creare un account più tardi e tenere i progetti in un posto solo. Crea una lista di attività e guarda fin dove ti porta.
