La respuesta corta
Si organizas tu propio trabajo, quédate con Todoist. Está hecho exactamente para eso, y Projoodle ni siquiera intenta ser una copia.
Si el problema es que otras cinco personas tendrían que crear una cuenta antes de que alguien pueda asumir una sola tarea, entonces no te frena la lista de funciones. Te frena el acceso.
Projoodle es un proyecto compartido en lugar de una lista personal. Lo compartes con un enlace, y las personas a las que invitas trabajan en él sin registrarse. Ese es todo el trato – el resto de este artículo dice qué cuesta y qué da.
Para qué está hecho Todoist
Una lista, un dueño y todo dispuesto para que esa lista sea rápida: una idea capturada en segundos, estés donde estés, una prioridad encima, subtareas debajo, filtros que te construyen la vista que quieres, hoy y la semana en todos los proyectos a la vez.
Es una disciplina propia, y Todoist la domina. Si es eso lo que necesitas, nada de lo que sigue es motivo para cambiar.
La diferencia es el acceso, no la lista de funciones
En Projoodle una lista de tareas pertenece a un proyecto y no a una persona, y el proyecto se comparte con un enlace. Cada participante recibe el suyo.
Lo que alguien puede hacer es un rol que repartes tú – y el rol no tiene nada que ver con tener cuenta:
- Miembro – crea tareas, las edita, las marca, adjunta archivos, lanza encuestas y citas. Sin cuenta.
- Invitado – lee, escribe comentarios, vota en las encuestas. No marca nada, ni tareas ni listas de control, y no cambia nada.
- Dirección del proyecto y administración – todo eso, además de los propios participantes.
En esa distinción está la clave. El cliente que solo debe mirar y comentar es un invitado. Las cinco personas que hacen el trabajo son miembros – y ninguna se registra en ningún sitio.
Ejemplo: una fiesta de asociación con seis personas
Seis personas montan una fiesta de verano. Las seis son miembros, así que las seis pueden trabajar: reservar la sala, pedir las bebidas, enviar las invitaciones, organizar el sonido.
Primero hay que encontrar una fecha. En lugar de una herramienta aparte, la encuesta está en el mismo proyecto: propones las fechas, cada uno responde sí, quizás o no, y la ganadora entra en el calendario del proyecto como cita real, con las confirmaciones ya dentro. Quien la quiera en su propio calendario la descarga como archivo .ics – sin cuenta.
En «pedir las bebidas» cuelga el presupuesto como archivo, y la pregunta sobre él está como comentario en esa misma tarea, no en un hilo de correo donde faltan dos personas.
Cómo se ve esto a lo largo de un año entero está en Lo que está en el acta todavía no lo ha hecho nadie.
Lo que viene después de la lista de tareas
La mayoría de los proyectos pequeños empiezan como lista y luego dejan de serlo. Hay que fijar una fecha. Llega una decisión. Alguien tiene que entregar un archivo. Sobre algo hay que hablar.
Esos pasos se quedan aquí en el mismo proyecto: encuestas para fechas y para decisiones, el calendario, el tablero kanban en cuanto corren varias cosas a la vez, una lista de control para pasos idénticos cada vez, archivos y comentarios en la tarea a la que pertenecen. Más sobre el camino de la encuesta a la cita en Una alternativa a Doodle para grupos que se vuelven a ver, más sobre rutinas en Fijar los procesos recurrentes en equipo.
Si quieres un calendario que se mantenga al día solo en lugar de un archivo suelto: hay una suscripción que alimenta tu calendario de Google, Outlook o Apple. Esa es PRO y necesita cuenta, porque los programas de calendario no pueden iniciar sesión en ninguna parte.
Y un proyecto tampoco tiene que estar abierto. Con PRO puedes proteger uno, y entonces el enlace por sí solo deja de funcionar – ni para las páginas ni para los archivos. Para un proyecto que es solo tuyo, es justo lo que hace falta. Para uno compartido anula lo que hace útil el enlace: es una decisión, no un interruptor que se activa por si acaso.
PRO lo paga el proyecto, no la cabeza
Los límites de un proyecto salen de la cuenta de la persona a la que pertenece. Todos los demás trabajan bajo ellos sin tener nada propio.
Doce participantes en un proyecto PRO son entonces una suscripción, no doce. Quien trabaja a menudo con gente que está tres semanas y luego desaparece suele decidir por ese número. Lo que cuesta PRO está en la página de precios.
Dónde Todoist es la mejor opción
- Tu propia lista, entre trabajo, casa y todo lo demás.
- Apuntar algo en segundos, estés donde estés.
- Prioridades y subtareas de verdad.
- Filtros y vistas construidos como piensas tú.
- Un equipo fijo que ya trabaja con él.
Dónde Projoodle es la mejor opción
- Deben participar personas a las que tu herramienta no les interesa ni les interesará.
- El grupo cambia: un cliente para un proyecto, tres voluntarios para una fiesta.
- Encontrar la fecha y guardar la fecha van al mismo sitio.
- El archivo y la pregunta van en la tarea, no en un hilo de correo.
- Paga una persona, participan todas.
Lo que Projoodle no puede
- Sin subtareas de verdad, sin prioridades.
- Sin bandeja de entrada libre. Hay una vista «mis tareas» sobre todos tus proyectos, pero cada tarea pertenece a un proyecto – una idea que se te ocurre en la caja necesita uno primero, y esa vista necesita cuenta.
- Cada voto en una encuesta lleva un nombre. Para una votación secreta esta es la herramienta equivocada.
- Ninguna mirada a tu calendario. Las citas salen, no entran: Projoodle no lee tu disponibilidad en Google u Outlook ni propone nada a partir de ella.
- PRO: la búsqueda en todas las tareas, tareas que se repiten con una periodicidad, un correo cuando llega el vencimiento, la suscripción de calendario, proteger un proyecto, copiarlo y archivarlo.
- La versión gratuita tiene límites: dos proyectos, cinco participantes por proyecto, tres columnas en el tablero, diez archivos por proyecto de hasta diez megabytes cada uno, tres citas próximas, una encuesta activa a la vez.
Probarlo sin cuenta
Si el enfoque encaja se prueba antes de decidir nada: crea un proyecto, escribe las tareas, invita a la gente. Con clientes en lugar de colegas se lee en Compartir tareas con clientes, sin cuenta.
Una cosa por adelantado: hace falta una dirección de correo, porque tu propio enlace personal al proyecto se envía allí. Se usa solo para eso. Las personas a las que invitas no necesitan nada más que el enlace.
Si de ahí sale algo duradero, siempre puedes crear una cuenta después y tener tus proyectos en un solo sitio. Crea una lista de tareas y mira hasta dónde te lleva.
