Krótka odpowiedź
Jeśli porządkujesz własną pracę, zostań przy Todoist. Do tego właśnie został zbudowany, a Projoodle nawet nie próbuje być jego kopią.
Jeśli problemem jest to, że pięć innych osób musiałoby najpierw założyć konto, zanim ktokolwiek weźmie choć jedno zadanie, to nie lista funkcji stoi ci na drodze. Stoi ci na drodze wejście.
Projoodle to wspólny projekt zamiast osobistej listy. Udostępniasz go linkiem, a zaproszone osoby pracują w nim bez rejestracji. Na tym polega cała wymiana – reszta artykułu mówi, ile kosztuje i co daje.
Do czego zbudowano Todoist
Jedna lista, jeden właściciel i wszystko ustawione tak, żeby ta lista była szybka: myśl zapisana w kilka sekund, gdziekolwiek jesteś, priorytet na niej, podzadania pod nią, filtry budujące widok, który chcesz, dziś i tydzień naraz we wszystkich projektach.
To osobne rzemiosło i Todoist je opanował. Jeśli tego potrzebujesz, nic poniżej nie jest powodem do zmiany.
Różnica tkwi w wejściu, nie w liście funkcji
W Projoodle lista zadań należy do projektu, a nie do osoby, a projekt udostępnia się linkiem. Każdy uczestnik dostaje własny.
To, co komu wolno, jest rolą, którą rozdajesz ty – i rola nie ma nic wspólnego z posiadaniem konta:
- Uczestnik – tworzy zadania, edytuje je, odhacza, dołącza pliki, uruchamia ankiety i spotkania. Bez konta.
- Gość – czyta, pisze komentarze, głosuje w ankietach. Nie odhacza niczego – ani zadań, ani list kontrolnych – i niczego nie zmienia.
- Kierownictwo projektu i administrator – to wszystko, a do tego sami uczestnicy.
Na tym rozróżnieniu wszystko stoi. Klient, który ma tylko patrzeć i komentować, jest gościem. Pięć osób, które wykonują pracę, to uczestnicy – i żadna z nich nigdzie się nie rejestruje.
Przykład: festyn stowarzyszenia w sześć osób
Sześć osób organizuje letni festyn. Cała szóstka to uczestnicy, więc cała szóstka może pracować: zarezerwować salę, zamówić napoje, rozesłać zaproszenia, zająć się nagłośnieniem.
Najpierw trzeba znaleźć termin. Zamiast osobnego narzędzia ankieta leży w tym samym projekcie: proponujesz terminy, każdy odpowiada tak, może albo nie, a zwycięski wchodzi do kalendarza projektu jako prawdziwe spotkanie, z potwierdzeniami już w środku. Kto chce je we własnym kalendarzu, pobiera plik .ics – konto nie jest do tego potrzebne.
Przy zadaniu „zamówić napoje” wisi wycena jako plik, a pytanie o nią stoi komentarzem przy tym samym zadaniu, a nie w mailowym wątku, w którym zabrakło dwóch osób.
Jak to wygląda przez cały rok, opisuje To, co stoi w protokole, nie jest jeszcze zrobione.
Co zaczyna się po liście zadań
Większość małych projektów zaczyna się jako lista, a potem przestaje nią być. Trzeba ustalić termin. Zbliża się decyzja. Ktoś ma dostarczyć plik. O czymś trzeba porozmawiać.
Te kroki zostają tutaj w tym samym projekcie: ankiety o termin i o wybór, kalendarz, tablica kanban, gdy tylko biegnie kilka rzeczy naraz, lista kontrolna dla kroków identycznych za każdym razem, pliki i komentarze przy zadaniu, do którego należą. Więcej o drodze od ankiety do spotkania w Alternatywa dla Doodle dla grup, które spotykają się częściej, więcej o rutynach w Zapisywanie powtarzalnych rutyn w zespole.
Jeśli chcesz kalendarza, który sam się aktualizuje, a nie pojedynczego pliku: jest subskrypcja zasilająca twój kalendarz Google, Outlook albo Apple. To PRO i wymaga konta, bo programy kalendarzowe nigdzie nie potrafią się zalogować.
I projekt wcale nie musi być otwarty. Z PRO możesz go chronić – wtedy sam link przestaje działać, i dla stron, i dla plików. Dla projektu, który jest tylko twój, to dokładnie to, czego trzeba. Dla wspólnego znosi to, co czyni link użytecznym. To więc decyzja, a nie przełącznik, który włącza się na wszelki wypadek.
PRO płaci projekt, a nie każda głowa
Granice projektu biorą się z konta osoby, do której on należy. Wszyscy pozostali pracują w tych granicach, nie mając nic własnego.
Dwunastu uczestników w projekcie PRO to zatem jedna subskrypcja, a nie dwanaście. Kto regularnie pracuje z ludźmi obecnymi przez trzy tygodnie, a potem znikającymi, decyduje zwykle właśnie na tej liczbie. Ile kosztuje PRO, stoi na stronie cen.
Gdzie Todoist jest lepszym wyborem
- Twoja własna lista, w poprzek pracy, domu i całej reszty.
- Zapisanie czegoś w kilka sekund, gdziekolwiek jesteś.
- Priorytety i prawdziwe podzadania.
- Filtry i widoki zbudowane tak, jak myślisz.
- Stały zespół, który i tak już w nim pracuje.
Gdzie Projoodle jest lepszym wyborem
- Mają dołączyć ludzie, których twoje narzędzie nie interesuje i nie zainteresuje.
- Skład się zmienia: klient na jeden projekt, troje pomocników na jeden festyn.
- Znalezienie terminu i zachowanie terminu należą do tego samego miejsca.
- Plik i pytanie należą do zadania, a nie do mailowego wątku.
- Płaci jedna osoba, biorą udział wszyscy.
Czego Projoodle nie potrafi
- Brak prawdziwych podzadań, brak priorytetów.
- Brak swobodnej skrzynki. Jest widok „moje zadania” po wszystkich twoich projektach, ale każde zadanie należy do projektu – myśl z kolejki w sklepie potrzebuje najpierw projektu, a sam widok potrzebuje konta.
- Każdy głos w ankiecie nosi imię. Do tajnego głosowania to złe narzędzie.
- Żadnego zaglądania do twojego kalendarza. Spotkania wychodzą, nie wchodzą: Projoodle nie odczytuje twojej dostępności w Google ani Outlooku i niczego z niej nie proponuje.
- PRO: wyszukiwanie po wszystkich zadaniach, zadania powtarzane według rytmu, mail po nadejściu terminu, subskrypcja kalendarza, ochrona projektu, kopiowanie i archiwizacja.
- Wersja bezpłatna ma granice: dwa projekty, pięcioro uczestników na projekt, trzy kolumny na tablicy, dziesięć plików na projekt po najwyżej dziesięć megabajtów, trzy nadchodzące spotkania, jedna trwająca ankieta naraz.
Wypróbować bez konta
Czy takie podejście pasuje, sprawdza się, zanim cokolwiek zostanie postanowione: utwórz projekt, wpisz zadania, zaproś ludzi. Z klientami zamiast z kolegami opisuje to Dziel się zadaniami z klientami bez konta.
Jedno z góry: adres e-mail jest potrzebny, bo to na niego idzie twój własny osobisty link do projektu. Służy wyłącznie do tego. Osoby, które zapraszasz, nie potrzebują nic prócz linku.
Jeśli wyniknie z tego coś trwałego, konto możesz założyć później i trzymać projekty w jednym miejscu. Utwórz listę zadań i zobacz, jak daleko cię zaprowadzi.
