La réponse courte
Si tu organises ton propre travail, reste avec Todoist. Il est fait exactement pour cela, et Projoodle n'essaie même pas d'en être une copie.
Si le problème est que cinq autres personnes devraient d'abord créer un compte avant qu'une seule tâche puisse être prise en charge, alors ce n'est pas la liste des fonctions qui te bloque. C'est l'accès.
Projoodle est un projet partagé plutôt qu'une liste personnelle. Tu le partages avec un lien, et les personnes que tu invites y travaillent sans s'inscrire. C'est tout le marché – la suite de cet article dit ce qu'il coûte et ce qu'il rapporte.
Pour quoi Todoist est fait
Une liste, un propriétaire, et tout organisé pour que cette liste soit rapide : une pensée saisie en quelques secondes, d'où que tu sois, une priorité dessus, des sous-tâches dessous, des filtres qui te construisent la vue que tu veux, aujourd'hui et la semaine sur tous les projets à la fois.
C'est une discipline à part entière, et Todoist la maîtrise. Si c'est ce dont tu as besoin, rien de ce qui suit n'est une raison de changer.
La différence est l'accès, pas la liste des fonctions
Chez Projoodle, une liste de tâches appartient à un projet et non à une personne, et le projet se partage avec un lien. Chaque participant reçoit le sien.
Ce que quelqu'un a le droit de faire est un rôle que tu attribues – et ce rôle n'a rien à voir avec le fait d'avoir un compte :
- Membre – crée des tâches, les modifie, les coche, joint des fichiers, lance des sondages et des rendez-vous. Sans compte.
- Invité – lit, écrit des commentaires, vote dans les sondages. Ne coche rien, ni tâches ni check-lists, et ne modifie rien.
- Direction du projet et admin – tout cela, plus les participants eux-mêmes.
C'est cette distinction qui compte. Le client qui doit regarder et commenter est un invité. Les cinq personnes qui font le travail sont des membres – et aucune ne s'inscrit nulle part.
Exemple : une fête d'association à six
Six personnes montent une fête d'été. Toutes les six sont membres, donc toutes les six peuvent travailler : réserver la salle, commander les boissons, envoyer les invitations, organiser la sono.
Il faut d'abord trouver une date. Au lieu d'un outil séparé, le sondage se trouve dans le même projet : proposer les dates, chacun répond oui, peut-être ou non, et la gagnante entre dans le calendrier du projet comme un vrai rendez-vous, avec les accords déjà dedans. Qui le veut dans son propre agenda le télécharge en fichier .ics – sans compte.
À « commander les boissons » est joint le devis, et la question à son sujet est un commentaire sur la même tâche, pas un message dans un fil où deux personnes manquent.
À quoi cela ressemble sur une année entière : Ce qui est au compte rendu, personne ne l'a encore fait.
Ce qui vient après la liste de tâches
La plupart des petits projets commencent comme une liste, puis cessent d'en être une. Une date doit être fixée. Une décision arrive. Quelqu'un doit livrer un fichier. Il faut discuter de quelque chose.
Ces étapes restent ici dans le même projet : des sondages pour les dates et pour les décisions, le calendrier, le tableau kanban dès que plusieurs choses avancent en parallèle, une check-list pour les étapes identiques à chaque fois, les fichiers et les commentaires sur la tâche à laquelle ils se rapportent. Plus sur le passage du sondage au rendez-vous dans Une alternative à Doodle pour les groupes qui se revoient, plus sur les routines dans Formaliser les routines récurrentes d'une équipe.
Si tu veux un agenda qui se tient à jour tout seul plutôt qu'un fichier isolé : il existe un abonnement qui alimente ton agenda Google, Outlook ou Apple. Celui-là est PRO et demande un compte, parce qu'un logiciel d'agenda ne peut se connecter nulle part.
Et un projet n'est pas forcément ouvert. Avec PRO tu peux en protéger un : le lien seul cesse alors de fonctionner – pour les pages comme pour les fichiers. Pour un projet qui n'est qu'à toi, c'est exactement ce qu'il faut. Pour un projet partagé, cela annule ce qui rend le lien utile. C'est donc une décision, pas un interrupteur qu'on active par prudence.
PRO se paie par projet, pas par tête
Les limites d'un projet viennent du compte de la personne à qui il appartient. Tous les autres travaillent dessous, sans rien posséder eux-mêmes.
Douze participants dans un projet PRO, cela fait donc un abonnement et non douze. Qui travaille régulièrement avec des gens présents trois semaines puis partis tranche le plus souvent sur ce chiffre. Ce que coûte PRO est sur la page des tarifs.
Là où Todoist est le meilleur choix
- Ta propre liste, tous domaines confondus.
- Saisir quelque chose en quelques secondes, où que tu sois.
- Les priorités et les vraies sous-tâches.
- Des filtres et des vues construits comme tu penses.
- Une équipe fixe qui y travaille déjà.
Là où Projoodle est le meilleur choix
- Des gens doivent participer alors que ton outil ne les intéresse pas et ne les intéressera jamais.
- Le groupe change : un client pour un projet, trois bénévoles pour une fête.
- Trouver la date et garder la date vont au même endroit.
- Le fichier et la question vont sur la tâche, pas dans un fil de mails.
- Une personne paie, tout le monde participe.
Ce que Projoodle ne sait pas faire
- Pas de vraies sous-tâches, pas de priorités.
- Pas de boîte de réception libre. Il existe une vue « mes tâches » sur tous tes projets, mais chaque tâche appartient à un projet – une idée venue à la caisse en réclame un d'abord, et cette vue demande un compte.
- Chaque voix dans un sondage porte un nom. Pour un vote à bulletin secret, ce n'est pas le bon outil.
- Aucun regard dans ton agenda. Les rendez-vous sortent, ils n'entrent pas : Projoodle ne lit pas tes disponibilités Google ou Outlook et n'en propose rien.
- PRO : la recherche dans toutes les tâches, les tâches qui se répètent selon un rythme, un e-mail quand l'échéance arrive, l'abonnement calendrier, protéger un projet, le copier et l'archiver.
- La version gratuite a des limites : deux projets, cinq participants par projet, trois colonnes sur le tableau, dix fichiers par projet de dix mégaoctets au plus, trois rendez-vous à venir, un sondage en cours à la fois.
Essayer sans compte
Savoir si l'approche convient se teste avant toute décision : crée un projet, écris les tâches, invite les gens. Avec des clients plutôt que des collègues, cela ressemble à Partager des tâches avec les clients, sans compte.
Une chose à savoir d'avance : une adresse e-mail est nécessaire, parce que ton propre lien de projet y est envoyé. Elle sert à cela et à rien d'autre. Les personnes que tu invites n'ont besoin que du lien.
Si quelque chose de durable en sort, tu pourras toujours créer un compte plus tard et garder tes projets au même endroit. Crée une liste de tâches et vois jusqu'où elle te porte.
