Het korte antwoord
Organiseer je je eigen werk, blijf bij Todoist. Daarvoor is het gebouwd, en Projoodle probeert niet eens er een kopie van te zijn.
Is het probleem dat vijf anderen eerst een account moeten aanmaken voordat ook maar één taak opgepakt kan worden, dan staat niet de functielijst je in de weg. De toegang staat je in de weg.
Projoodle is een gedeeld project in plaats van een persoonlijke lijst. Je deelt het met een link, en de mensen die je uitnodigt werken erin mee zonder zich te registreren. Dat is de hele ruil – de rest van dit artikel is wat hij kost en wat hij oplevert.
Waarvoor Todoist gebouwd is
Eén lijst, één eigenaar, en alles zo ingericht dat die lijst snel is: een gedachte in seconden vastgelegd, waar je ook bent, een prioriteit erop, subtaken eronder, filters die de weergave bouwen die jij wilt, vandaag en de week over alle projecten tegelijk.
Dat is een vak apart, en Todoist kan het. Heb je dat nodig, dan is niets hieronder een reden om over te stappen.
Het verschil is de toegang, niet de functielijst
Bij Projoodle hoort een takenlijst bij een project en niet bij een persoon, en het project wordt met een link gedeeld. Elke deelnemer krijgt een eigen link.
Wat iemand mag, is een rol die jij uitdeelt – en die rol heeft niets te maken met een account hebben:
- Lid – maakt taken aan, bewerkt ze, vinkt ze af, hangt er bestanden aan, start peilingen en afspraken. Zonder account.
- Gast – leest, schrijft opmerkingen, stemt in peilingen. Vinkt niets af, geen taken en geen checklists, en verandert niets.
- Projectleiding en beheerder – dat alles, plus de deelnemers zelf.
Om dat onderscheid gaat het. De klant die alleen moet kijken en reageren is een gast. De vijf mensen die het werk doen zijn leden – en niemand van hen meldt zich ergens aan.
Voorbeeld: een verenigingsfeest met zes mensen
Zes mensen zetten een zomerfeest op. Alle zes zijn lid, dus alle zes kunnen werken: zaal reserveren, drank bestellen, uitnodigingen versturen, geluid regelen.
Eerst moet er een datum komen. In plaats van een apart hulpmiddel zit de peiling in hetzelfde project: data voorstellen, iedereen antwoordt ja, misschien of nee, en de winnaar gaat als echte afspraak de projectkalender in, met de toezeggingen er al in. Wie hem in de eigen agenda wil, downloadt hem als .ics-bestand – daarvoor is geen account nodig.
Aan „drank bestellen” hangt de offerte als bestand, en de vraag erover staat als opmerking bij diezelfde taak in plaats van in een mailwisseling waar twee mensen buiten vielen.
Hoe dit over een heel verenigingsjaar loopt, staat in Wat in de notulen staat, heeft nog niemand gedaan.
Wat er na de takenlijst komt
De meeste kleine projecten beginnen als lijst en houden daar dan mee op. Er moet een datum komen. Er staat een besluit aan. Iemand moet een bestand leveren. Over iets moet gepraat worden.
Die stappen blijven hier in hetzelfde project: peilingen voor data en voor besluiten, de kalender, het kanbanbord zodra er meerdere dingen tegelijk lopen, een checklist voor stappen die elke keer gelijk zijn, bestanden en opmerkingen bij de taak waar ze bij horen. Meer over de weg van peiling naar afspraak in Een Doodle alternatief voor groepen die elkaar vaker zien, meer over routines in Terugkerende werkwijzen vastleggen in het team.
Wil je een agenda die zichzelf bijhoudt in plaats van een los bestand: er is een abonnement dat je Google-, Outlook- of Apple-agenda voedt. Dat is PRO en vraagt een account, omdat agendaprogramma's zich nergens kunnen aanmelden.
En een project hoeft ook niet open te zijn. Met PRO kun je er een beschermen, en dan werkt de link alleen niet meer – niet voor de pagina's en niet voor de bestanden. Voor een project dat alleen van jou is, is dat precies goed. Voor een gedeeld project heft het op wat de link juist nuttig maakt. Het is dus een keuze en geen schakelaar die je voor de zekerheid omzet.
PRO betaalt het project, niet het hoofd
De grenzen van een project komen uit het account van degene van wie het is. Alle anderen in het project werken daaronder, zonder zelf iets te hebben.
Twaalf deelnemers in een PRO-project zijn dus één abonnement en niet twaalf. Wie geregeld werkt met mensen die drie weken meedoen en dan weer weg zijn, beslist meestal op dat getal. Wat PRO kost, staat op de prijspagina.
Waar Todoist de betere keuze is
- Je eigen lijst, dwars door werk, huishouden en al het andere.
- Iets in seconden vastleggen, waar je ook bent.
- Prioriteiten en echte subtaken.
- Filters en weergaven, gebouwd zoals jij denkt.
- Een vast team dat er toch al mee werkt.
Waar Projoodle de betere keuze is
- Er moeten mensen meedoen die jouw hulpmiddel niet interesseert en nooit zal interesseren.
- De groep wisselt: een klant voor één project, drie helpers voor één feest.
- De datum vinden en de datum vasthouden horen op dezelfde plek.
- Het bestand en de vraag horen bij de taak, niet in een mailwisseling.
- Eén persoon betaalt, iedereen doet mee.
Wat Projoodle niet kan
- Geen echte subtaken, geen prioriteiten.
- Geen vrije inbox. Er is een weergave „mijn taken” over al je projecten, maar elke taak hoort bij een project – een inval bij de kassa heeft er eerst een nodig, en die weergave vraagt een account.
- Elke stem in een peiling draagt een naam. Voor een geheime stemming is dit het verkeerde gereedschap.
- Geen blik in jouw agenda. Afspraken gaan eruit, niet erin: Projoodle leest je beschikbaarheid in Google of Outlook niet uit en stelt daar niets uit voor.
- PRO: zoeken door alle taken, taken die zich volgens een ritme herhalen, een mail als een einddatum bereikt is, het kalenderabonnement, een project beschermen, kopiëren en archiveren.
- Gratis heeft grenzen: twee projecten, vijf deelnemers per project, drie kolommen op het bord, tien bestanden per project van elk maximaal tien megabyte, drie komende afspraken, één lopende peiling.
Uitproberen zonder account
Of de aanpak past, kun je testen voordat er iets beslist is: maak een project, schrijf de taken, nodig de mensen uit. Met klanten in plaats van collega's staat in Taken delen met klanten, zonder account.
Eén ding vooraf: een e-mailadres is nodig, omdat je eigen persoonlijke projectlink daarheen wordt gestuurd. Het wordt uitsluitend daarvoor gebruikt. De mensen die je uitnodigt hebben niets anders nodig dan de link.
Wordt het iets blijvends, dan kun je later alsnog een account maken en je projecten op één plek beheren. Maak een takenlijst en kijk hoe ver die je brengt.
