A resposta curta
Se você organiza o próprio trabalho, fique com o Todoist. Ele foi feito exatamente para isso, e o Projoodle nem tenta ser uma cópia dele.
Se o problema é que outras cinco pessoas teriam de criar uma conta antes que uma única tarefa possa ser assumida, então não é a lista de funções que está no caminho. É a entrada.
O Projoodle é um projeto compartilhado em vez de uma lista pessoal. Você compartilha por link, e as pessoas que convida trabalham nele sem se cadastrar. É essa a troca – o resto do artigo diz quanto ela custa e o que ela rende.
Para que o Todoist foi feito
Uma lista, um dono, e tudo organizado para que essa lista seja rápida: um pensamento capturado em segundos, de onde você estiver, uma prioridade em cima, subtarefas embaixo, filtros que montam a visão que você quer, hoje e a semana em todos os projetos de uma vez.
É uma disciplina própria, e o Todoist a domina. Se é disso que você precisa, nada abaixo é motivo para trocar.
A diferença é a entrada, não a lista de funções
No Projoodle uma lista de tarefas pertence a um projeto e não a uma pessoa, e o projeto é compartilhado por link. Cada participante recebe o seu.
O que alguém pode fazer é um papel que você distribui – e o papel não tem nada a ver com ter conta:
- Membro – cria tarefas, edita, marca como concluídas, anexa arquivos, abre enquetes e compromissos. Sem conta.
- Convidado – lê, escreve comentários, vota nas enquetes. Não marca nada, nem tarefas nem checklists, e não altera nada.
- Direção do projeto e administração – tudo isso, mais os próprios participantes.
É nessa distinção que está o ponto. O cliente que só deve olhar e comentar é um convidado. As cinco pessoas que fazem o trabalho são membros – e nenhuma delas se cadastra em lugar nenhum.
Exemplo: uma festa de associação com seis pessoas
Seis pessoas organizam uma festa de verão. As seis são membros, então as seis podem trabalhar: reservar o salão, encomendar as bebidas, enviar os convites, cuidar do som.
Primeiro é preciso achar uma data. Em vez de uma ferramenta separada, a enquete fica no mesmo projeto: você propõe as datas, cada um responde sim, talvez ou não, e a vencedora entra no calendário do projeto como compromisso de verdade, já com quem confirmou. Quem quiser no próprio calendário baixa o arquivo .ics – e para isso não precisa de conta.
Na tarefa „encomendar as bebidas“ está o orçamento como arquivo, e a pergunta sobre ele fica como comentário nessa mesma tarefa, e não numa troca de e-mails em que duas pessoas ficaram de fora.
Como isso se comporta ao longo de um ano inteiro está em O que está na ata ainda ninguém fez.
O que vem depois da lista de tarefas
A maioria dos projetos pequenos começa como lista e depois deixa de ser uma. Uma data precisa ser marcada. Uma decisão se aproxima. Alguém tem de entregar um arquivo. Sobre algo é preciso conversar.
Esses passos ficam aqui no mesmo projeto: enquetes para datas e para decisões, o calendário, o quadro kanban assim que várias frentes correm juntas, uma checklist para passos idênticos toda vez, arquivos e comentários na tarefa a que pertencem. Mais sobre o caminho da enquete ao compromisso em Uma alternativa ao Doodle para grupos que se reencontram, mais sobre rotinas em Registrar as rotinas recorrentes em equipe.
Se você quer um calendário que se mantém atualizado sozinho em vez de um arquivo avulso: existe uma assinatura que alimenta o seu calendário Google, Outlook ou Apple. Essa é PRO e pede uma conta, porque programas de calendário não conseguem fazer login em lugar nenhum.
E um projeto também não precisa ficar aberto. Com PRO você pode proteger um, e aí o link sozinho deixa de funcionar – nem para as páginas nem para os arquivos. Para um projeto que é só seu, é exatamente o certo. Para um compartilhado, anula justamente o que torna o link útil. É uma decisão, portanto, e não um botão que se liga por precaução.
O PRO quem paga é o projeto, não a cabeça
Os limites de um projeto vêm da conta de quem é dono dele. Todos os outros no projeto trabalham dentro desses limites sem ter nada próprio.
Doze participantes num projeto PRO significam uma assinatura, não doze. Quem trabalha com frequência com gente que fica três semanas e depois some costuma decidir justamente por esse número. Quanto custa o PRO está na página de preços.
Onde o Todoist é a melhor escolha
- A sua própria lista, atravessando trabalho, casa e todo o resto.
- Anotar algo em segundos, de onde estiver.
- Prioridades e subtarefas de verdade.
- Filtros e visões montados do jeito que você pensa.
- Uma equipe fixa que já trabalha nele.
Onde o Projoodle é a melhor escolha
- Precisam participar pessoas a quem a sua ferramenta não interessa e nunca vai interessar.
- A turma muda: um cliente para um projeto, três voluntários para uma festa.
- Achar a data e guardar a data pertencem ao mesmo lugar.
- O arquivo e a pergunta pertencem à tarefa, não a uma troca de e-mails.
- Uma pessoa paga, todas participam.
O que o Projoodle não faz
- Sem subtarefas de verdade, sem prioridades.
- Sem caixa de entrada livre. Existe uma visão „minhas tarefas“ sobre todos os seus projetos, mas cada tarefa pertence a um projeto – uma ideia na fila do mercado precisa de um antes, e essa visão precisa de conta.
- Todo voto numa enquete leva um nome. Para votação secreta esta é a ferramenta errada.
- Nenhum olhar no seu calendário. Compromissos saem, não entram: o Projoodle não lê a sua disponibilidade no Google ou no Outlook e não propõe nada a partir dela.
- PRO: busca em todas as tarefas, tarefas que se repetem num ritmo fixo, um e-mail quando o prazo chega, a assinatura de calendário, proteger um projeto, copiar e arquivar.
- A versão gratuita tem limites: dois projetos, cinco participantes por projeto, três colunas no quadro, dez arquivos por projeto de até dez megabytes cada, três compromissos futuros, uma enquete ativa por vez.
Experimentar sem conta
Se a abordagem serve, dá para testar antes de decidir qualquer coisa: crie um projeto, escreva as tarefas, convide as pessoas. Com clientes em vez de colegas está em Compartilhar tarefas com clientes, sem conta.
Uma coisa de antemão: um endereço de e-mail é necessário, porque o seu link pessoal do projeto vai para lá. Ele é usado só para isso. Quem você convida não precisa de nada além do link.
Se disso nascer algo duradouro, você ainda pode criar uma conta depois e manter os projetos num lugar só. Crie uma lista de tarefas e veja até onde ela leva.
