Die kurze Antwort
Wenn du deine eigene Arbeit organisierst, bleib bei Todoist. Genau dafür ist es gebaut, und Projoodle versucht gar nicht erst, eine Kopie davon zu sein.
Wenn das Problem ist, dass fünf andere Leute erst ein Konto anlegen müssten, bevor eine einzige Aufgabe übernommen werden kann, dann steht dir nicht der Funktionsumfang im Weg. Der Zugang steht dir im Weg.
Projoodle ist ein geteiltes Projekt statt einer persönlichen Liste. Du teilst es mit einem Link, und die Leute, die du einlädst, arbeiten darin mit, ohne sich zu registrieren. Das ist der ganze Handel – der Rest dieses Beitrags ist, was er kostet und was er bringt.
Wofür Todoist gebaut ist
Eine Liste, ein Besitzer, und alles darauf ausgerichtet, dass diese Liste schnell ist: ein Gedanke in Sekunden erfasst, von wo auch immer, eine Priorität daran, Unteraufgaben darunter, Filter, die dir die Ansicht bauen, die du willst, Heute und die Woche über alle Projekte hinweg.
Das ist eine eigene Disziplin, und Todoist kann sie. Wenn du das brauchst, ist nichts weiter unten ein Grund zu wechseln.
Der Unterschied ist der Zugang, nicht die Funktionsliste
Bei Projoodle gehört eine To-do Liste einem Projekt und keiner Person, und das Projekt wird mit einem Link geteilt. Jede teilnehmende Person bekommt ihren eigenen.
Was jemand darf, ist eine Rolle, die du vergibst – und die Rolle hat nichts damit zu tun, ob jemand ein Konto hat:
- Mitglied – legt Aufgaben an, bearbeitet sie, hakt sie ab, hängt Dateien an, startet Umfragen und Termine. Ohne Konto.
- Gast – liest, schreibt Kommentare, stimmt in Umfragen ab. Hakt nichts ab, weder Aufgaben noch Checklisten, und ändert nichts.
- Projektleitung und Admin – all das, dazu die Teilnehmenden selbst.
Auf diese Unterscheidung kommt es an. Der Kunde, der schauen und kommentieren soll, ist ein Gast. Die fünf Leute, die die Arbeit machen, sind Mitglieder – und keiner von ihnen meldet sich irgendwo an.
Beispiel: ein Vereinsanlass mit sechs Leuten
Sechs Personen stellen ein Sommerfest auf die Beine. Alle sechs sind Mitglieder, also können auch alle sechs arbeiten: Raum reservieren, Getränke bestellen, Einladungen verschicken, Technik organisieren.
Zuerst muss ein Termin gefunden werden. Statt eines eigenen Werkzeugs dafür sitzt die Umfrage im selben Projekt: Termine vorschlagen, alle antworten mit Ja, Vielleicht oder Nein, und der Gewinner geht als echter Termin in den Projektkalender, mit den Zusagen schon drin. Wer ihn im eigenen Kalender will, lädt ihn als .ics-Datei herunter – dafür braucht es kein Konto.
An „Getränke bestellen“ hängt die Offerte als Datei, und die Rückfrage dazu steht als Kommentar an derselben Aufgabe statt in einem Mailverlauf, bei dem zwei Leute fehlen.
Wie das über ein ganzes Vereinsjahr aussieht, steht in Was im Protokoll steht, macht noch niemand.
Was nach der Aufgabenliste kommt
Die meisten kleinen Projekte fangen als Liste an und hören dann auf, eine zu sein. Ein Termin muss abgemacht werden. Eine Entscheidung steht an. Jemand muss eine Datei liefern. Über etwas muss geredet werden.
Diese Schritte bleiben hier im selben Projekt: Umfragen für Termine und für Entscheidungen, der Kalender, das Kanban-Board, sobald mehreres parallel läuft, eine Checkliste für Schritte, die jedes Mal gleich sind, Dateien und Kommentare an der Aufgabe, zu der sie gehören. Mehr zum Weg von der Umfrage zum Termin in Eine Doodle Alternative für Gruppen, die sich öfter treffen, mehr zu wiederkehrenden Abläufen in Wiederkehrende Abläufe im Team festhalten.
Wenn du einen Kalender willst, der sich selbst aktuell hält, statt einer einzelnen Datei: Es gibt ein Abo, das deinen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender speist. Das ist PRO und braucht ein Konto, weil Kalenderprogramme sich nirgends anmelden können.
Und ein Projekt muss auch nicht offen sein. Mit PRO kannst du eines schützen, dann funktioniert der Link allein nicht mehr – weder für die Seiten noch für die Dateien. Für ein Projekt, das nur dir gehört, ist das genau richtig. Für ein geteiltes hebt es auf, was den Link erst nützlich macht. Es ist also eine Entscheidung und kein Schalter, den man vorsichtshalber umlegt.
PRO zahlt das Projekt, nicht der Kopf
Die Grenzen eines Projekts kommen aus dem Konto der Person, der es gehört. Alle anderen im Projekt arbeiten darunter, ohne selbst etwas zu haben.
Zwölf Teilnehmende in einem PRO-Projekt heissen also ein Abonnement, nicht zwölf. Wer regelmässig mit Leuten arbeitet, die drei Wochen dabei sind und dann wieder weg, entscheidet meistens an dieser Zahl, ob sich ein Werkzeug überhaupt lohnt. Was PRO kostet, steht auf der Preisseite.
Wo Todoist die bessere Wahl ist
- Deine eigene Liste, quer über Arbeit, Haushalt und alles andere.
- Etwas in Sekunden erfassen, wo immer du gerade bist.
- Prioritäten und echte Unteraufgaben.
- Filter und Ansichten, gebaut, wie du denkst.
- Ein festes Team, das ohnehin schon damit arbeitet.
Wo Projoodle die bessere Wahl ist
- Es sollen Leute mitmachen, die dein Werkzeug nicht interessiert und nie interessieren wird.
- Die Runde wechselt: ein Kunde für ein Projekt, drei Helfer für einen Anlass.
- Den Termin finden und den Termin festhalten gehören an denselben Ort.
- Die Datei und die Rückfrage gehören an die Aufgabe, nicht in einen Mailverlauf.
- Eine Person zahlt, alle machen mit.
Was Projoodle nicht kann
- Keine echten Unteraufgaben, keine Prioritäten.
- Keinen formlosen Eingang. Es gibt eine Ansicht „Meine Aufgaben“ über alle deine Projekte, aber jede Aufgabe gehört zu einem Projekt – ein Gedanke an der Kasse braucht erst eines, und die Ansicht braucht ein Konto.
- Jede Stimme in einer Umfrage trägt einen Namen. Für eine geheime Abstimmung ist das hier das falsche Werkzeug.
- Keinen Blick in deinen Kalender. Termine gehen raus, nicht rein: Projoodle liest deine Verfügbarkeit in Google oder Outlook nicht aus und schlägt daraus nichts vor.
- PRO: Suche über alle Aufgaben, Aufgaben, die sich nach Plan wiederholen, eine E-Mail beim Erreichen des Ablaufdatums, das Kalender-Abo, ein Projekt schützen, kopieren und archivieren.
- Kostenlos hat Grenzen: zwei Projekte, fünf Teilnehmende pro Projekt, drei Spalten auf dem Board, zehn Dateien pro Projekt mit je bis zu zehn Megabyte, drei kommende Termine, eine laufende Umfrage.
Ausprobieren, ohne Konto
Ob der Ansatz passt, lässt sich testen, bevor irgendetwas entschieden ist: Projekt anlegen, Aufgaben erfassen, Leute einladen. Wie das mit Kunden statt mit Kollegen aussieht, steht in Aufgaben mit Kunden teilen, ohne Konto.
Eines vorweg: Eine E-Mail-Adresse braucht es, weil dein eigener persönlicher Projektlink dorthin geschickt wird. Sie wird ausschliesslich dafür verwendet. Die Leute, die du einlädst, brauchen nichts ausser dem Link.
Wird etwas Dauerhaftes daraus, kannst du später immer noch ein Konto anlegen und deine Projekte an einem Ort verwalten. Starte eine To-do Liste und schau, wie weit sie dich trägt.
