As 7 melhores ferramentas grátis de gestão de projetos para equipes pequenas, comparadas

A resposta curta

Se você quer começar de forma simples, o Projoodle é o caminho mais direto: tarefas, um quadro Kanban, um calendário e enquetes ficam no mesmo projeto, e ninguém precisa se cadastrar para isso – nem você. Pessoas de fora, como um cliente ou a diretoria de uma associação, colaboram com um link em vez de só olhar.

Se tudo de que você precisa é um quadro Kanban com muitas integrações, fique com o Trello. Se você quer muitos membros e várias visualizações de graça, dê uma olhada no ClickUp, desde que quase não guarde arquivos. O Jira foi feito para equipes de software, o Notion para tarefas que ficam ao lado de muita documentação.

E se a equipe crescer: quase todas as ferramentas daqui cobram por pessoa assim que você paga. O Projoodle PRO custa o mesmo para 5 pessoas e para 20.

As sete ferramentas num relance

• Projoodle – o melhor para equipes pequenas que querem começar de forma simples, com ou sem conta.
• Trello – o melhor para um quadro Kanban puro com muitas integrações.
• ClickUp – o melhor para muitos membros e várias visualizações, com pouco armazenamento.
• MeisterTask – o melhor para uma equipe fixa que trabalha em poucos quadros.
• Notion – o melhor quando tarefas e documentação andam juntas.
• Jira – o melhor para equipes de software de até dez pessoas.
• Asana – o melhor para duas pessoas que planejam juntas.

Como comparamos estas ferramentas

Como os dados foram conferidos

Cada número das duas tabelas vem da página de preços ou da central de ajuda do próprio fornecedor, não de outros sites de comparação. Conferimos tudo em 20 de outubro de 2026 e revisamos a cada três meses. Planos grátis mudam sem aviso; então, se algum número daqui não bater mais com a página do fornecedor, vale a página do fornecedor.

Não há nota nem ranking por pontos. Não fizemos teste de laboratório com cronômetro, e um número como “8,7 de 10” fingiria que fizemos. O Projoodle é nosso próprio produto; seus limites são apontados com a mesma clareza que os dos outros.

O que importa para uma equipe pequena

• Quantas pessoas o plano grátis permite – e se os convidados entram nessa conta.
• O que continua grátis – projetos, quadros, armazenamento, visualizações.
• Como as pessoas entram – conta, convite ou um link.
• Um quadro Kanban – as sete ferramentas têm um de graça, então as diferenças estão em outro lugar.
• Quanto custa o upgrade – porque uma equipe pequena que funciona bem raramente fica no plano grátis para sempre.

O que uma equipe pequena deve observar em geral, além destes sete nomes, está em Qual ferramenta de projetos serve para uma equipe pequena?

Os planos grátis lado a lado

Fontes: Trello · ClickUp · MeisterTask · Notion · Jira · Asana · Projoodle

Projoodle: o melhor para projetos simples em equipe

Um projeto no Projoodle é compartilhado por link. Cada participante recebe um link pessoal e trabalha no projeto com ele – sem cadastro, sem app, sem senha. Só quem cria o projeto informa um e-mail, porque o próprio link é enviado para ele.

O que cada pessoa pode fazer é definido por um papel, e o papel não tem nada a ver com conta. Um membro cria tarefas, edita, marca como feitas e anexa arquivos. Um convidado lê, escreve comentários e vota em enquetes, mas não altera nada.

Pontos fortes

• Tudo num só projeto: lista de tarefas, quadro Kanban, calendário do projeto e enquetes para datas e decisões – tudo no plano grátis. No Trello, a visualização de calendário é paga.
• Pronto em um minuto: crie um projeto e envie os links. Nem você nem os outros precisam de conta.
• Pessoas de fora colaboram em vez de só olhar. Nenhuma das outras seis documenta isso para pessoas sem conta.
• O PRO custa um preço fixo, não importa o tamanho da equipe.
• Conecta-se a assistentes de IA como ChatGPT ou Claude via MCP, também no plano grátis. Para isso é preciso ter uma conta.

Pontos fracos

• No plano grátis, cinco participantes e três colunas próprias por projeto, mais a coluna fixa “Tarefas concluídas”. O PRO elimina os dois limites.
• Sem linha do tempo, sem gráfico de Gantt e sem automações – para projetos complexos com muitas dependências, o ClickUp ou o Jira servem melhor.
• Um projeto sem PRO que ninguém altera por um ano é excluído, depois de um aviso por e-mail.

Para quem serve: equipes pequenas, associações e agências que querem começar na hora – principalmente quando pessoas de fora participam. Como isso funciona com clientes está em Compartilhar tarefas com clientes sem conta.

Trello: o melhor para um quadro Kanban com muitas integrações

O Trello é o clássico dos quadros Kanban: listas, cartões, arrastar e soltar, e uma grande biblioteca de integrações. O plano grátis dá a uma equipe pequena quadros suficientes para começar e é fácil de entender.

Pontos fortes

• Muito fácil de começar, mesmo para quem nunca usou uma ferramenta de projetos.
• Os quadros podem ser públicos, e aí qualquer pessoa com o link pode vê-los.
• Muitas integrações para ampliar um quadro.

Pontos fracos

• Os convidados contam no número de pessoas do plano grátis. Acima do limite, os quadros ficam somente leitura.
• Grátis quer dizer o quadro. As visualizações de calendário, linha do tempo e tabela são pagas.
• Para comentar e editar é preciso ter uma conta no Trello.

Para quem serve: uma equipe fixa que só precisa de um quadro e quer conectá-lo a outras ferramentas.

ClickUp: o melhor para muitos membros e visualizações

O ClickUp coloca muita coisa no plano grátis: sem limite de membros, visualizações de lista, quadro, calendário e tabela, documentos, quadros brancos e formulários.

Pontos fortes

• Quantos membros você quiser, de graça.
• Várias visualizações das mesmas tarefas, não só um quadro.
• Links somente leitura que pessoas sem conta podem abrir.

Pontos fracos

• O armazenamento do plano grátis é muito pequeno. Algumas fotos ou PDFs já acabam com ele.
• Automações e histórico são bem limitados.
• Tanta opção leva tempo para configurar, e uma equipe pequena precisa decidir do que não precisa.

Para quem serve: uma equipe que quer muitas visualizações para muitas pessoas e quase não trabalha com arquivos.

MeisterTask: o melhor para uma equipe fixa num quadro

O MeisterTask é uma ferramenta Kanban organizada, com visualização em lista. O plano grátis permite quantos membros da equipe você quiser, mas só poucos projetos.

Pontos fortes

• Sem limite de membros da equipe.
• Um quadro claro que precisa de pouca explicação.
• Visualização em quadro e em lista disponíveis no plano grátis.

Pontos fracos

• Só poucos projetos no plano grátis.
• Sem automações, sem tarefas recorrentes e só duas integrações.
• Colaboradores externos que não fazem parte da sua equipe não são possíveis no plano grátis.

Para quem serve: uma equipe fixa com poucos projetos de longa duração.

Notion: o melhor para tarefas e documentação

O Notion é antes de tudo um espaço de trabalho para páginas e bancos de dados. Um quadro de tarefas é uma forma de ver um banco de dados, ao lado de tabelas, calendários e linhas do tempo.

Pontos fortes

• Tarefas, atas de reunião e conhecimento num só lugar.
• Todas as visualizações de banco de dados estão disponíveis, inclusive no plano grátis.
• Páginas podem ser publicadas na web e lidas sem conta.

Pontos fracos

• Quando mais de uma pessoa compartilha o workspace, o plano grátis é limitado pelo número de blocos. Uma equipe chega lá rápido.
• Uploads de arquivos muito pequenos no plano grátis.
• Para comentar ou editar é preciso ter uma conta no Notion.

Para quem serve: uma pessoa só, ou uma equipe que principalmente escreve e documenta e mantém os outros como convidados.

Jira: o melhor para equipes de software

O Jira vem do desenvolvimento de software: backlog, sprints, quadros, linhas do tempo. No plano grátis, uma equipe pequena tem quase todas as visualizações.

Pontos fortes

• Backlog, quadro, lista, linha do tempo e calendário no plano grátis.
• Projetos ilimitados e bastante armazenamento.
• Feito para o jeito como equipes de desenvolvimento trabalham.

Pontos fracos

• Um limite rígido de usuários no plano grátis.
• Sem acesso anônimo no plano grátis, e as permissões não podem ser ajustadas.
• Para uma equipe que não desenvolve software, há muito para configurar e aprender.

Para quem serve: equipes de software e TI de até dez pessoas.

Asana: o melhor para duas pessoas

O Asana é uma ferramenta forte para tarefas de equipe estruturadas. O plano grátis dele, porém, hoje é pensado para pouquíssimas pessoas.

Pontos fortes

• Visualização em lista, quadro e calendário no plano grátis.
• Projetos e tarefas ilimitados.
• Tamanho de arquivo generoso por upload.

Pontos fracos

• O plano grátis é limitado a dois usuários.
• Sem convidados no plano grátis.
• Linha do tempo, dashboards e automações só nos planos pagos.

Para quem serve: duas pessoas que planejam juntas. Para uma equipe, o Asana só começa de verdade no plano pago.

Quando o plano grátis não basta: quanto custa um upgrade

Por pessoa ou por equipe

Seis das sete ferramentas cobram por pessoa assim que você paga. Cada novo membro da equipe é uma nova licença, e no Trello e no ClickUp os convidados também contam a partir de certos limites.

O Projoodle cobra por conta. O PRO de quem é dono de um projeto vale para todos que estão nele, e quem colabora sem conta não precisa de licença nenhuma. Um quadro Kanban com vinte participantes custa, portanto, o mesmo que um com cinco.

Quanto custa para 5, 10 e 20 pessoas

Com o PRO, o Projoodle não tem limite de projetos, participantes, colunas nem arquivos por tarefa, e cada arquivo pode ter até 50 MB. O que mais está incluído você encontra na página de preços.

O que os planos pagos trazem e o Projoodle PRO não

O preço é só metade da comparação. Os planos pagos mais baratos dos outros trazem coisas que o Projoodle não tem nem com PRO:

• Linha do tempo e gráficos de Gantt – ClickUp Core e Asana Starter.
• Automações – ClickUp, MeisterTask, Asana e Trello, em graus diferentes.
• Papéis e permissões detalhados – Jira Standard.
• Dashboards de relatórios – Asana Starter.

Se a sua equipe precisa disso, o preço mais alto por pessoa compra algo de verdade. Se ela precisa que as pessoas colaborem sem conta, compra um obstáculo.

Qual ferramenta grátis você deve escolher?

Se você quer começar de forma simples, também com pessoas de fora

Projoodle. Tarefas, quadro, calendário e enquetes ficam num só projeto, e clientes, membros de uma associação ou voluntários abrem o link deles e colaboram, sem se cadastrar. Se eles só devem olhar, um quadro público no Trello ou uma visualização compartilhada no ClickUp também funciona.

Se um quadro com muitas integrações é tudo de que você precisa

Trello, desde que a equipe, convidados incluídos, fique dentro do limite grátis. Se você precisa de mais pessoas, o MeisterTask permite quantos membros da equipe você quiser.

Se você precisa de muitas visualizações

ClickUp. Leve em conta o armazenamento pequeno ou guarde os arquivos em outro lugar.

Se você desenvolve software

Jira. Backlog, sprints e quadros são aquilo para que ele foi feito.

Se tarefas e documentação andam juntas

Notion, sozinho ou com convidados. Para uma equipe que compartilha um workspace, o plano grátis é apertado.

E se a questão principal é uma lista compartilhada, e não uma ferramenta de projetos completa, uma lista de tarefas ou uma checklist compartilhada talvez seja tudo de que você precisa.

Perguntas frequentes

Existe ferramenta de gestão de projetos sem cadastro?

Sim. No Projoodle, as pessoas que você convida trabalham no projeto sem se cadastrar: elas abrem o link pessoal e já podem criar tarefas e marcá-las como feitas. Só quem cria o projeto informa um e-mail. Trello, ClickUp e Notion permitem ver sem conta, mas não colaborar.

Qual ferramenta grátis permite mais usuários?

ClickUp e MeisterTask permitem quantos membros da equipe você quiser no plano grátis. Trello e Jira permitem dez, o Projoodle cinco por projeto, o Asana dois. No Notion, o limite não é o número de pessoas, mas o número de blocos.

Por que o monday.com não está nesta lista?

O plano grátis dele é limitado a duas licenças e três quadros, e convidados não são possíveis. Isso faz dele uma forma de experimentar o monday.com, não uma ferramenta para uma equipe. Os planos pagos são vendidos em pacotes de licenças, com no mínimo três.

Assistentes de IA funcionam com essas ferramentas?

Sim, as sete têm uma conexão oficial via Model Context Protocol (MCP), com a qual assistentes como ChatGPT ou Claude leem e criam tarefas. No Trello, ClickUp, Notion, MeisterTask e Projoodle isso funciona no plano grátis, no Jira a partir do plano Standard. O Asana não informa quais planos incluem isso. Sempre é preciso ter uma conta, porque o assistente age em seu nome.

Com que frequência esta comparação é atualizada?

A cada três meses. A data da última conferência está junto das duas tabelas.

Conclusão

Não existe a melhor ferramenta grátis de gestão de projetos para toda equipe pequena, mas existe uma escolha clara para a maioria das situações. Se você quer começar de forma simples e manter tarefas, quadro, calendário e enquetes num só lugar, o Projoodle é o caminho mais direto – com ou sem pessoas de fora, e, quando a equipe cresce, o preço não cresce junto.

O Trello serve para um quadro puro com muitas integrações, o ClickUp para muitas visualizações, o Jira para software, o Notion para documentação, o MeisterTask para uma equipe fixa e o Asana para duas pessoas. Crie um projeto e convide as primeiras pessoas – sem que ninguém precise se cadastrar.