Die 7 besten kostenlosen Projektmanagement-Tools für kleine Teams im Vergleich

Die kurze Antwort

Willst du einfach loslegen, ist Projoodle der direkteste Einstieg: Aufgaben, ein Kanban-Board, ein Kalender und Umfragen liegen im selben Projekt, und niemand muss sich dafür registrieren – nicht einmal du. Leute von ausserhalb, etwa eine Kundin oder ein Vereinsvorstand, arbeiten über einen Link mit, statt nur zuzuschauen.

Brauchst du nur ein Kanban-Board mit vielen Integrationen, nimm Trello. Willst du viele Mitglieder und mehrere Ansichten gratis, schau dir ClickUp an – solange du kaum Dateien ablegst. Jira ist für Softwareteams gebaut, Notion für Aufgaben, die neben viel Dokumentation stehen.

Und wenn das Team wächst: Fast jedes Tool hier rechnet pro Person ab, sobald du bezahlst. Projoodle PRO kostet für 5 Personen gleich viel wie für 20.

Die sieben Tools im Überblick

• Projoodle – am besten für kleine Teams, die einfach loslegen wollen, mit oder ohne Konto.
• Trello – am besten für ein reines Kanban-Board mit vielen Integrationen.
• ClickUp – am besten für viele Mitglieder und mehrere Ansichten, mit wenig Speicher.
• MeisterTask – am besten für ein festes Team, das an wenigen Boards arbeitet.
• Notion – am besten, wenn Aufgaben und Dokumentation zusammengehören.
• Jira – am besten für Softwareteams mit bis zu zehn Personen.
• Asana – am besten für zwei Personen, die gemeinsam planen.

Wie wir diese Tools verglichen haben

Wie die Fakten geprüft wurden

Jede Zahl in den beiden Tabellen stammt von der Preisseite oder aus dem Hilfecenter des Anbieters selbst, nicht von anderen Vergleichsseiten. Geprüft haben wir sie am 20. Oktober 2026, und wir kontrollieren sie alle drei Monate. Gratispläne ändern sich ohne Ankündigung. Stimmt eine Zahl hier nicht mehr mit der Seite des Anbieters überein, hat die Seite des Anbieters recht.

Es gibt keine Punktzahl und keine Rangliste nach Punkten. Wir haben keinen Labortest mit Stoppuhr gemacht, und eine Zahl wie „8,7 von 10“ würde so tun, als hätten wir das. Projoodle ist unser eigenes Produkt; seine Grenzen stehen hier so offen da wie die der anderen.

Was für ein kleines Team zählt

• Wie viele Personen der Gratisplan erlaubt – und ob Gäste mitgezählt werden.
• Was gratis bleibt – Projekte, Boards, Speicher, Ansichten.
• Wie die Leute hineinkommen – Konto, Einladung oder ein Link.
• Ein Kanban-Board – alle sieben haben eines gratis, die Unterschiede liegen also woanders.
• Was das Upgrade kostet – denn ein kleines Team, das gut funktioniert, bleibt selten für immer im Gratisplan.

Worauf ein kleines Team ganz allgemein achten sollte, über diese sieben Namen hinaus, steht in Welches Projekttool passt zu einem kleinen Team?

Die Gratispläne im direkten Vergleich

Quellen: Trello · ClickUp · MeisterTask · Notion · Jira · Asana · Projoodle

Projoodle: am besten für einfache Teamprojekte

Ein Projekt in Projoodle teilst du per Link. Alle Teilnehmenden bekommen einen persönlichen Link und arbeiten damit im Projekt – ohne Registrierung, ohne App, ohne Passwort. Nur wer das Projekt anlegt, gibt eine E-Mail-Adresse an, weil der eigene Link dorthin geschickt wird.

Was jemand darf, ist eine Rolle, und die Rolle hat nichts mit einem Konto zu tun. Ein Mitglied erstellt Aufgaben, bearbeitet sie, hakt sie ab und hängt Dateien an. Ein Gast liest, schreibt Kommentare und stimmt in Umfragen ab, ändert aber nichts.

Wo es stark ist

• Alles in einem Projekt: Aufgabenliste, Kanban-Board, Projektkalender und Umfragen für Termine und Entscheidungen – alles im Gratisplan. Bei Trello kostet die Kalenderansicht.
• In einer Minute startklar: Projekt anlegen, Links verschicken. Weder du noch die anderen brauchen ein Konto.
• Leute von ausserhalb arbeiten mit, statt nur zuzuschauen. Keines der anderen sechs dokumentiert das für Leute ohne Konto.
• PRO kostet einen festen Preis, egal wie gross das Team wird.
• Verbindet sich über MCP mit KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude, auch im Gratisplan. Dafür braucht es ein Konto.

Wo es nicht reicht

• Im Gratisplan fünf Teilnehmende und drei eigene Spalten pro Projekt, plus die feste Spalte „Erledigte Aufgaben“. PRO hebt beide Grenzen auf.
• Keine Zeitleiste, kein Gantt-Diagramm und keine Automatisierungen – für komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten passen ClickUp oder Jira besser.
• Ein Projekt ohne PRO, an dem ein Jahr lang niemand etwas ändert, wird gelöscht – nach einer Warnung per E-Mail.

Für wen es passt: kleine Teams, Vereine und Agenturen, die sofort loslegen wollen – besonders, wenn Leute von ausserhalb mitmachen. Wie das mit Kunden aussieht, steht in Aufgaben mit Kunden teilen, ohne Konto.

Trello: am besten für ein Kanban-Board mit vielen Integrationen

Trello ist der Klassiker unter den Kanban-Boards: Listen, Karten, Drag-and-drop und eine grosse Auswahl an Integrationen. Der Gratisplan gibt einem kleinen Team genug Boards für den Start und ist schnell verstanden.

Wo es stark ist

• Sehr leichter Einstieg, auch für Leute, die noch nie ein Projekttool benutzt haben.
• Boards lassen sich öffentlich machen, dann kann sie jede Person mit dem Link ansehen.
• Viele Integrationen, um ein Board zu erweitern.

Wo es nicht reicht

• Gäste zählen zur Zahl der Personen im Gratisplan. Über dem Limit werden Boards schreibgeschützt.
• Gratis heisst: das Board. Kalender-, Zeitleisten- und Tabellenansicht kosten.
• Kommentieren und Bearbeiten brauchen ein Trello-Konto.

Für wen es passt: ein festes Team, das nur ein Board braucht und es mit anderen Tools verbinden will.

ClickUp: am besten für viele Mitglieder und Ansichten

ClickUp packt sehr viel in seinen Gratisplan: keine Grenze bei den Mitgliedern, Listen-, Board-, Kalender- und Tabellenansicht, Docs, Whiteboards und Formulare.

Wo es stark ist

• So viele Mitglieder, wie du willst, gratis.
• Mehrere Ansichten derselben Aufgaben, nicht nur ein Board.
• Links mit Lesezugriff, die auch Leute ohne Konto öffnen können.

Wo es nicht reicht

• Der Speicher im Gratisplan ist sehr klein. Ein paar Fotos oder PDFs brauchen ihn auf.
• Automatisierungen und Verlauf sind stark eingeschränkt.
• So viel Auswahl braucht Zeit zum Einrichten, und ein kleines Team muss entscheiden, was es nicht braucht.

Für wen es passt: ein Team, das viele Ansichten für viele Leute will und kaum mit Dateien arbeitet.

MeisterTask: am besten für ein festes Team an einem Board

MeisterTask ist ein aufgeräumtes Kanban-Tool mit Listenansicht. Der Gratisplan erlaubt beliebig viele Teammitglieder, aber nur wenige Projekte.

Wo es stark ist

• Keine Grenze bei den Teammitgliedern.
• Ein übersichtliches Board, das wenig Erklärung braucht.
• Board- und Listenansicht gibt es im Gratisplan.

Wo es nicht reicht

• Nur wenige Projekte im Gratisplan.
• Keine Automatisierungen, keine wiederkehrenden Aufgaben und nur zwei Integrationen.
• Externe Mitarbeitende, die nicht in deinem Team sind, sind im Gratisplan nicht möglich.

Für wen es passt: ein festes Team mit wenigen, lang laufenden Projekten.

Notion: am besten für Aufgaben und Dokumentation

Notion ist zuerst ein Arbeitsbereich für Seiten und Datenbanken. Ein Aufgabenboard ist eine Art, eine Datenbank anzusehen, neben Tabellen, Kalendern und Zeitleisten.

Wo es stark ist

• Aufgaben, Sitzungsnotizen und Wissen an einem Ort.
• Alle Datenbankansichten sind verfügbar, auch im Gratisplan.
• Seiten lassen sich im Web veröffentlichen und ohne Konto lesen.

Wo es nicht reicht

• Sobald mehr als eine Person den Workspace teilt, ist der Gratisplan durch die Zahl der Blöcke begrenzt. Ein Team erreicht die Grenze schnell.
• Sehr kleine Datei-Uploads im Gratisplan.
• Kommentieren oder Bearbeiten braucht ein Notion-Konto.

Für wen es passt: eine Person allein oder ein Team, das vor allem schreibt und dokumentiert und andere als Gäste dabeihat.

Jira: am besten für Softwareteams

Jira kommt aus der Softwareentwicklung: Backlog, Sprints, Boards, Zeitleisten. Im Gratisplan bekommt ein kleines Team fast alle Ansichten.

Wo es stark ist

• Backlog, Board, Liste, Zeitleiste und Kalender im Gratisplan.
• Unbegrenzt Projekte und reichlich Speicher.
• Gebaut für die Arbeitsweise von Entwicklungsteams.

Wo es nicht reicht

• Eine harte Grenze bei den Nutzern im Gratisplan.
• Kein anonymer Zugriff im Gratisplan, und Berechtigungen lassen sich nicht anpassen.
• Für ein Team, das keine Software entwickelt, gibt es viel einzurichten und zu lernen.

Für wen es passt: Software- und IT-Teams mit bis zu zehn Personen.

Asana: am besten für zwei Personen

Asana ist ein starkes Tool für strukturierte Teamaufgaben. Sein Gratisplan ist inzwischen allerdings auf sehr wenige Personen ausgelegt.

Wo es stark ist

• Listen-, Board- und Kalenderansicht im Gratisplan.
• Unbegrenzt Projekte und Aufgaben.
• Grosszügige Dateigrösse pro Upload.

Wo es nicht reicht

• Der Gratisplan ist auf zwei Nutzer begrenzt.
• Keine Gäste im Gratisplan.
• Zeitleiste, Dashboards und Automatisierungen nur in den bezahlten Plänen.

Für wen es passt: zwei Personen, die gemeinsam planen. Für ein Team fängt Asana eigentlich erst mit dem bezahlten Plan an.

Wenn der Gratisplan nicht reicht: was ein Upgrade kostet

Pro Person oder pro Team

Sechs der sieben Tools rechnen pro Person ab, sobald du bezahlst. Jedes neue Teammitglied ist ein neuer Platz, und bei Trello und ClickUp zählen ab bestimmten Grenzen auch Gäste.

Projoodle rechnet stattdessen pro Konto ab. Das PRO der Person, der ein Projekt gehört, gilt für alle darin, und wer ohne Konto mitarbeitet, braucht gar keinen Platz. Ein Kanban-Board mit zwanzig Teilnehmenden kostet deshalb gleich viel wie eines mit fünf.

Was es für 5, 10 und 20 Personen kostet

Mit PRO hat Projoodle keine Grenze bei Projekten, Teilnehmenden, Spalten oder Dateien pro Aufgabe, und eine Datei darf bis zu 50 MB gross sein. Was sonst noch dazugehört, steht auf der Preisseite.

Was bezahlte Pläne bieten, Projoodle PRO aber nicht

Der Preis ist nur die Hälfte des Vergleichs. Die günstigsten bezahlten Pläne der anderen bringen Dinge mit, die Projoodle auch mit PRO nicht hat:

• Zeitleiste und Gantt-Diagramme – ClickUp Core und Asana Starter.
• Automatisierungen – ClickUp, MeisterTask, Asana und Trello, in unterschiedlichem Umfang.
• Detaillierte Rollen und Berechtigungen – Jira Standard.
• Reporting-Dashboards – Asana Starter.

Braucht dein Team das, kauft der höhere Preis pro Person etwas Echtes. Braucht es Leute, die ohne Konto mitarbeiten, kauft er ein Hindernis.

Welches kostenlose Tool solltest du wählen?

Wenn du einfach loslegen willst, auch mit Leuten von ausserhalb

Projoodle. Aufgaben, Board, Kalender und Umfragen sind in einem Projekt, und Kunden, Vereinsmitglieder oder Helfer öffnen ihren Link und arbeiten mit, ohne sich zu registrieren. Sollen sie nur zuschauen, geht auch ein öffentliches Trello-Board oder eine geteilte ClickUp-Ansicht.

Wenn dir ein Board mit vielen Integrationen reicht

Trello, solange das Team samt Gästen innerhalb der Gratisgrenze bleibt. Brauchst du mehr Leute, erlaubt MeisterTask beliebig viele Teammitglieder.

Wenn du viele Ansichten brauchst

ClickUp. Plane den kleinen Speicher ein oder leg Dateien woanders ab.

Wenn du Software entwickelst

Jira. Backlog, Sprints und Boards sind genau das, wofür es gebaut ist.

Wenn Aufgaben und Dokumentation zusammengehören

Notion, allein oder mit Gästen. Für ein Team, das sich einen Workspace teilt, ist der Gratisplan knapp.

Und wenn es eigentlich um eine gemeinsame Liste geht statt um ein ganzes Projekttool, reicht vielleicht schon eine To-do-Liste oder eine geteilte Checkliste.

Häufige Fragen

Gibt es ein Projektmanagement-Tool ohne Registrierung?

Ja. In Projoodle arbeiten die Leute, die du einlädst, ohne Registrierung im Projekt: Jede Person öffnet ihren persönlichen Link und kann sofort Aufgaben erstellen und abhaken. Nur wer das Projekt anlegt, gibt eine E-Mail-Adresse an. Trello, ClickUp und Notion erlauben das Ansehen ohne Konto, aber nicht das Mitarbeiten.

Welches kostenlose Tool erlaubt die meisten Nutzer?

ClickUp und MeisterTask erlauben im Gratisplan beliebig viele Teammitglieder. Trello und Jira erlauben zehn, Projoodle fünf pro Projekt, Asana zwei. Bei Notion ist die Grenze nicht die Zahl der Personen, sondern die Zahl der Blöcke.

Warum fehlt monday.com in dieser Liste?

Sein Gratisplan ist auf zwei Plätze und drei Boards begrenzt, und Gäste sind nicht möglich. Damit ist er eine Möglichkeit, monday.com auszuprobieren, kein Tool für ein Team. Die bezahlten Pläne werden in Paketen von Plätzen verkauft, mindestens drei.

Können KI-Assistenten mit diesen Tools arbeiten?

Ja, alle sieben haben eine offizielle Anbindung über das Model Context Protocol (MCP), mit der Assistenten wie ChatGPT oder Claude Aufgaben lesen und erstellen. Bei Trello, ClickUp, Notion, MeisterTask und Projoodle funktioniert das im Gratisplan, bei Jira ab dem Plan Standard. Asana gibt nicht an, welche Pläne es enthalten. Es braucht immer ein Konto, weil der Assistent in deinem Namen handelt.

Wie oft wird dieser Vergleich aktualisiert?

Alle drei Monate. Das Datum der letzten Prüfung steht bei beiden Tabellen.

Fazit

Das beste kostenlose Projektmanagement-Tool für jedes kleine Team gibt es nicht, aber für die meisten Situationen eine klare Wahl. Willst du einfach loslegen und Aufgaben, Board, Kalender und Umfragen an einem Ort haben, ist Projoodle der direkteste Einstieg – mit oder ohne Leute von ausserhalb, und wenn das Team wächst, wächst der Preis nicht mit.

Trello passt für ein reines Board mit vielen Integrationen, ClickUp für viele Ansichten, Jira für Software, Notion für Dokumentation, MeisterTask für ein festes Team und Asana für zwei Personen. Starte ein Projekt und lade die ersten Leute ein – ohne dass sich jemand registrieren muss.