I 7 migliori strumenti gratuiti di gestione progetti per piccoli team a confronto

La risposta breve

Se vuoi iniziare in modo semplice, Projoodle è la via più diretta: attività, bacheca Kanban, calendario e sondaggi stanno nello stesso progetto, e nessuno deve registrarsi – nemmeno tu. Le persone esterne, come un cliente o il direttivo di un’associazione, collaborano tramite un link invece di limitarsi a guardare.

Se ti basta una bacheca Kanban con tante integrazioni, scegli Trello. Se vuoi tanti membri e diverse viste gratis, guarda ClickUp, purché tu non debba archiviare quasi nessun file. Jira è pensato per i team software, Notion per attività che stanno accanto a tanta documentazione.

E se il team cresce: quasi tutti gli strumenti qui fanno pagare a persona appena passi a un piano a pagamento. Projoodle PRO costa lo stesso per 5 persone come per 20.

I sette strumenti in sintesi

• Projoodle – ideale per piccoli team che vogliono iniziare in modo semplice, con o senza account.
• Trello – ideale per una pura bacheca Kanban con tante integrazioni.
• ClickUp – ideale per tanti membri e diverse viste, con poco spazio di archiviazione.
• MeisterTask – ideale per un team fisso che lavora su poche bacheche.
• Notion – ideale quando attività e documentazione vanno insieme.
• Jira – ideale per team software fino a dieci persone.
• Asana – ideale per due persone che pianificano insieme.

Come abbiamo confrontato questi strumenti

Come sono stati verificati i dati

Ogni numero nelle due tabelle viene dalla pagina dei prezzi o dal centro assistenza del fornitore stesso, non da altri siti di confronto. Li abbiamo verificati il 20 ottobre 2026 e li ricontrolliamo ogni tre mesi. I piani gratuiti cambiano senza preavviso: se un numero qui non corrisponde più alla pagina del fornitore, ha ragione la pagina del fornitore.

Non ci sono punteggi né classifiche a punti. Non abbiamo fatto test di laboratorio con il cronometro, e un voto come “8,7 su 10” farebbe credere il contrario. Projoodle è un nostro prodotto; i suoi limiti sono indicati con la stessa chiarezza di quelli degli altri.

Cosa conta per un piccolo team

• Quante persone ammette il piano gratuito – e se gli ospiti contano nel totale.
• Cosa resta gratuito – progetti, bacheche, spazio di archiviazione, viste.
• Come si entra – account, invito o un link.
• Una bacheca Kanban – tutti e sette ne offrono una gratis, quindi le differenze stanno altrove.
• Quanto costa l’upgrade – perché un piccolo team che funziona bene raramente resta per sempre sul piano gratuito.

Cosa dovrebbe cercare in generale un piccolo team, al di là di questi sette nomi, lo trovi in Quale strumento di progetto è adatto a un piccolo team?

I piani gratuiti a confronto

Fonti: Trello · ClickUp · MeisterTask · Notion · Jira · Asana · Projoodle

Projoodle: ideale per progetti di team semplici

Un progetto in Projoodle si condivide con un link. Ogni partecipante riceve il proprio link personale e lavora nel progetto con quello – senza registrazione, senza app, senza password. Solo chi crea il progetto indica un indirizzo email, perché è lì che riceve il proprio link.

Cosa può fare qualcuno dipende dal ruolo, e il ruolo non ha niente a che fare con un account. Un membro crea attività, le modifica, le spunta e allega file. Un ospite legge, scrive commenti e vota nei sondaggi, ma non modifica nulla.

Punti di forza

• Tutto in un solo progetto: lista di attività, bacheca Kanban, calendario di progetto e sondaggi per date e decisioni – tutto nel piano gratuito. Con Trello la vista calendario è a pagamento.
• Pronto in un minuto: crei un progetto e invii i link. Non serve un account, né a te né agli altri.
• Le persone esterne collaborano invece di limitarsi a guardare. Nessuno degli altri sei lo documenta per chi non ha un account.
• PRO costa un prezzo fisso, per quanto grande diventi il team.
• Si collega ad assistenti IA come ChatGPT o Claude tramite MCP, anche nel piano gratuito. Per questo serve un account.

Punti deboli

• Nel piano gratuito, cinque partecipanti e tre colonne personalizzate per progetto, più la colonna fissa “Attività completate”. PRO elimina entrambi i limiti.
• Niente timeline, niente diagramma di Gantt e niente automazioni – per progetti complessi con molte dipendenze sono più adatti ClickUp o Jira.
• Un progetto senza PRO che nessuno modifica per un anno viene eliminato, dopo un avviso via email.

Per chi è adatto: piccoli team, associazioni e agenzie che vogliono partire subito – soprattutto quando si aggiungono persone esterne. Come funziona con i clienti lo trovi in Condividere attività con i clienti senza account.

Trello: ideale per una bacheca Kanban con tante integrazioni

Trello è il classico tra le bacheche Kanban: liste, schede, drag and drop e un’ampia libreria di integrazioni. Il piano gratuito dà a un piccolo team abbastanza bacheche per iniziare e si capisce in fretta.

Punti di forza

• Molto facile da imparare, anche per chi non ha mai usato uno strumento di progetto.
• Le bacheche possono essere rese pubbliche, e allora chiunque abbia il link può vederle.
• Molte integrazioni per estendere una bacheca.

Punti deboli

• Gli ospiti contano nel numero di persone del piano gratuito. Oltre il limite, le bacheche diventano di sola lettura.
• Gratis vuol dire la bacheca. Le viste calendario, timeline e tabella sono a pagamento.
• Per commentare e modificare serve un account Trello.

Per chi è adatto: un team fisso a cui basta una bacheca e che vuole collegarla ad altri strumenti.

ClickUp: ideale per tanti membri e viste

ClickUp mette moltissimo nel suo piano gratuito: nessun limite di membri, viste lista, bacheca, calendario e tabella, documenti, lavagne e moduli.

Punti di forza

• Tutti i membri che vuoi, gratis.
• Diverse viste delle stesse attività, non solo una bacheca.
• Link di sola lettura che anche chi non ha un account può aprire.

Punti deboli

• Lo spazio di archiviazione del piano gratuito è minimo. Bastano poche foto o PDF per esaurirlo.
• Automazioni e cronologia sono molto limitate.
• Tanta scelta richiede tempo per la configurazione, e un piccolo team deve decidere cosa non gli serve.

Per chi è adatto: un team che vuole tante viste per tante persone e lavora quasi senza file.

MeisterTask: ideale per un team fisso su una bacheca

MeisterTask è uno strumento Kanban ordinato con una vista a lista. Il piano gratuito ammette un numero illimitato di membri del team, ma solo pochi progetti.

Punti di forza

• Nessun limite di membri del team.
• Una bacheca chiara che richiede poche spiegazioni.
• Vista bacheca e vista lista sono disponibili nel piano gratuito.

Punti deboli

• Solo pochi progetti nel piano gratuito.
• Niente automazioni, niente attività ricorrenti e solo due integrazioni.
• Collaboratori esterni che non fanno parte del tuo team non sono possibili nel piano gratuito.

Per chi è adatto: un team fisso con pochi progetti di lunga durata.

Notion: ideale per attività e documentazione

Notion è prima di tutto uno spazio di lavoro per pagine e database. Una bacheca di attività è uno dei modi di guardare un database, accanto a tabelle, calendari e timeline.

Punti di forza

• Attività, verbali delle riunioni e conoscenze in un unico posto.
• Tutte le viste dei database sono disponibili, anche nel piano gratuito.
• Le pagine possono essere pubblicate sul web e lette senza account.

Punti deboli

• Appena più di una persona condivide il workspace, il piano gratuito è limitato dal numero di blocchi. Un team ci arriva in fretta.
• Caricamenti di file molto piccoli nel piano gratuito.
• Per commentare o modificare serve un account Notion.

Per chi è adatto: una persona sola, o un team che soprattutto scrive e documenta e tiene gli altri come ospiti.

Jira: ideale per i team software

Jira nasce dallo sviluppo software: backlog, sprint, bacheche, timeline. Nel piano gratuito un piccolo team ha quasi tutte le viste.

Punti di forza

• Backlog, bacheca, lista, timeline e calendario nel piano gratuito.
• Progetti illimitati e molto spazio di archiviazione.
• Pensato per il modo di lavorare dei team di sviluppo.

Punti deboli

• Un limite rigido di utenti nel piano gratuito.
• Nessun accesso anonimo nel piano gratuito, e i permessi non si possono personalizzare.
• Per un team che non sviluppa software c’è molto da configurare e da imparare.

Per chi è adatto: team software e IT fino a dieci persone.

Asana: ideale per due persone

Asana è uno strumento potente per attività di team strutturate. Il suo piano gratuito, però, oggi è pensato per pochissime persone.

Punti di forza

• Vista lista, bacheca e calendario nel piano gratuito.
• Progetti e attività illimitati.
• Dimensione generosa per ogni file caricato.

Punti deboli

• Il piano gratuito è limitato a due utenti.
• Niente ospiti nel piano gratuito.
• Timeline, dashboard e automazioni solo nei piani a pagamento.

Per chi è adatto: due persone che pianificano insieme. Per un team, Asana comincia davvero solo con il piano a pagamento.

Quando il piano gratuito non basta: quanto costa un upgrade

A persona o per team

Sei dei sette strumenti fanno pagare a persona appena passi a un piano a pagamento. Ogni nuovo membro del team è una nuova licenza, e con Trello e ClickUp anche gli ospiti contano oltre certi limiti.

Projoodle invece fa pagare per account. Il PRO di chi possiede un progetto vale per tutti quelli che ci lavorano, e chi collabora senza account non ha bisogno di nessuna licenza. Una bacheca Kanban con venti partecipanti costa quindi quanto una con cinque.

Quanto costa per 5, 10 e 20 persone

Con PRO, Projoodle non ha limiti di progetti, partecipanti, colonne o file per attività, e un file può arrivare a 50 MB. Cos’altro include lo trovi nella pagina dei prezzi.

Cosa aggiungono i piani a pagamento che Projoodle PRO non ha

Il prezzo è solo metà del confronto. I piani a pagamento più economici degli altri portano funzioni che Projoodle non ha nemmeno con PRO:

• Timeline e diagrammi di Gantt – ClickUp Core e Asana Starter.
• Automazioni – ClickUp, MeisterTask, Asana e Trello, in misura diversa.
• Ruoli e permessi dettagliati – Jira Standard.
• Dashboard di reportistica – Asana Starter.

Se il tuo team ne ha bisogno, il prezzo più alto a persona compra qualcosa di concreto. Se invece ha bisogno che le persone collaborino senza account, compra un ostacolo.

Quale strumento gratuito scegliere?

Se vuoi iniziare in modo semplice, anche con persone esterne

Projoodle. Attività, bacheca, calendario e sondaggi stanno in un solo progetto, e clienti, soci di un’associazione o volontari aprono il loro link e collaborano, senza registrarsi. Se devono solo guardare, va bene anche una bacheca Trello pubblica o una vista ClickUp condivisa.

Se ti basta una bacheca con tante integrazioni

Trello, finché il team, ospiti compresi, resta entro il limite gratuito. Se ti servono più persone, MeisterTask ammette un numero illimitato di membri del team.

Se ti servono tante viste

ClickUp. Tieni conto dello spazio di archiviazione ridotto, oppure tieni i file altrove.

Se sviluppi software

Jira. Backlog, sprint e bacheche sono ciò per cui è fatto.

Se attività e documentazione vanno insieme

Notion, da solo o con ospiti. Per un team che condivide un workspace, il piano gratuito è stretto.

E se la questione principale è una lista condivisa più che un intero strumento di progetto, potrebbe bastarti una lista di cose da fare o una checklist condivisa.

Domande frequenti

Esiste uno strumento di gestione progetti senza registrazione?

Sì. In Projoodle le persone che inviti lavorano nel progetto senza registrarsi: aprono il loro link personale e possono subito creare e spuntare attività. Solo chi crea il progetto indica un indirizzo email. Trello, ClickUp e Notion permettono di vedere senza account, ma non di collaborare.

Quale strumento gratuito ammette più utenti?

ClickUp e MeisterTask ammettono un numero illimitato di membri del team nel piano gratuito. Trello e Jira ne ammettono dieci, Projoodle cinque per progetto, Asana due. Con Notion il limite non è il numero di persone ma il numero di blocchi.

Perché monday.com non è in questa lista?

Il suo piano gratuito è limitato a due postazioni e tre bacheche, e gli ospiti non sono possibili. Così è un modo per provare monday.com, non uno strumento per un team. I piani a pagamento si vendono a pacchetti di postazioni, con un minimo di tre.

Gli assistenti IA possono lavorare con questi strumenti?

Sì, tutti e sette hanno un collegamento ufficiale tramite il Model Context Protocol (MCP), con cui assistenti come ChatGPT o Claude leggono e creano attività. Con Trello, ClickUp, Notion, MeisterTask e Projoodle funziona nel piano gratuito, con Jira dal piano Standard. Asana non indica quali piani lo includono. Serve sempre un account, perché l’assistente agisce a tuo nome.

Ogni quanto viene aggiornato questo confronto?

Ogni tre mesi. La data dell’ultima verifica è accanto a entrambe le tabelle.

Conclusione

Non esiste il miglior strumento gratuito di gestione progetti per ogni piccolo team, ma per la maggior parte delle situazioni c’è una scelta chiara. Se vuoi iniziare in modo semplice e tenere attività, bacheca, calendario e sondaggi in un unico posto, Projoodle è la via più diretta – con o senza persone esterne, e quando il team cresce, il prezzo non cresce con lui.

Trello è adatto a una pura bacheca con tante integrazioni, ClickUp a tante viste, Jira al software, Notion alla documentazione, MeisterTask a un team fisso e Asana a due persone. Crea un progetto e invita le prime persone – senza che nessuno debba registrarsi.