Het korte antwoord
Wil je eenvoudig beginnen, dan is Projoodle de snelste start: taken, een kanbanbord, een kalender en peilingen zitten in hetzelfde project, en niemand hoeft zich daarvoor te registreren – jij ook niet. Mensen van buiten, zoals een klant of een verenigingsbestuur, werken met een link mee in plaats van alleen mee te kijken.
Heb je alleen een kanbanbord met veel integraties nodig, neem dan Trello. Wil je gratis veel leden en meerdere weergaven, kijk dan naar ClickUp, zolang je nauwelijks bestanden opslaat. Jira is gemaakt voor softwareteams, Notion voor taken die naast veel documentatie staan.
En als je team groeit: bijna elke tool hier rekent per persoon zodra je betaalt. Projoodle PRO kost voor 5 mensen hetzelfde als voor 20.
De zeven tools in één oogopslag
- Projoodle – het beste voor kleine teams die eenvoudig willen beginnen, met of zonder account.
- Trello – het beste voor een puur kanbanbord met veel integraties.
- ClickUp – het beste voor veel leden en meerdere weergaven, met weinig opslag.
- MeisterTask – het beste voor een vast team dat op een paar borden werkt.
- Notion – het beste als taken en documentatie bij elkaar horen.
- Jira – het beste voor softwareteams tot tien mensen.
- Asana – het beste voor twee mensen die samen plannen.
Hoe we deze tools hebben vergeleken
Hoe de feiten zijn gecontroleerd
Elk getal in de twee tabellen komt van de eigen prijspagina of het helpcentrum van de aanbieder, niet van andere vergelijkingssites. We hebben ze gecontroleerd op 20 oktober 2026 en lopen ze elke drie maanden opnieuw na. Gratis abonnementen veranderen zonder aankondiging. Klopt een getal hier niet meer met de pagina van de aanbieder, dan heeft de aanbieder gelijk.
Er is geen score en geen ranglijst met punten. We hebben geen labtest met stopwatches gedaan, en een cijfer als “8,7 van de 10” zou doen alsof we dat wel hadden gedaan. Projoodle is ons eigen product; de grenzen ervan worden net zo duidelijk genoemd als die van de andere.
Wat telt voor een klein team
- Hoeveel mensen het gratis abonnement toelaat – en of gasten daarbij meetellen.
- Wat gratis blijft – projecten, borden, opslag, weergaven.
- Hoe mensen binnenkomen – account, uitnodiging of een link.
- Een kanbanbord – alle zeven hebben er gratis een, dus de verschillen zitten ergens anders.
- Wat upgraden kost – want een klein team dat goed werkt, blijft zelden voor altijd op het gratis abonnement.
Waar een klein team in het algemeen op moet letten, los van deze zeven namen, lees je in Welke projecttool past bij een klein team?
De gratis abonnementen naast elkaar
| Tool | Mensen in het gratis abonnement | Projecten of borden | Bestanden | Zonder account | AI-assistenten (MCP) |
|---|---|---|---|---|---|
| Projoodle | 5 per project | onbeperkt zonder account, 2 in een account | 10 per taak, elk 10 MB | bekijken en meewerken | ja, met een account |
| Trello | 10 per workspace, gasten inbegrepen | 10 borden per workspace | 10 MB per bestand | openbare borden bekijken | ja |
| ClickUp | onbeperkt | onbeperkt aantal taken | 60 MB in totaal | gedeelde links bekijken | ja, 100 aanroepen per dag |
| MeisterTask | onbeperkt aantal teamleden | 3 projecten | 20 MB per bestand | nee | ja, in bèta |
| Notion | 1.000 blokken zodra meerdere mensen een workspace delen, 10 gasten | pagina’s en databases | 5 MB per bestand | op het web gepubliceerde pagina’s bekijken | ja, voor leden |
| Jira | 10 | onbeperkt | 2 GB in totaal | nee | vanaf het Standard-abonnement |
| Asana | 2 | onbeperkt | 100 MB per bestand | nee | niet vermeld voor het gratis abonnement |
Bronnen: Trello · ClickUp · MeisterTask · Notion · Jira · Asana · Projoodle
Projoodle: het beste voor eenvoudige teamprojecten
Een project in Projoodle deel je met een link. Elke deelnemer krijgt een persoonlijke link en werkt daarmee in het project – zonder registratie, zonder app, zonder wachtwoord. Alleen wie het project aanmaakt, geeft een e-mailadres op, want daar wordt de eigen link naartoe gestuurd.
Wat iemand mag doen, hangt af van een rol, en die rol heeft niets met een account te maken. Een lid maakt taken aan, bewerkt ze, vinkt ze af en voegt bestanden toe. Een gast leest mee, schrijft reacties en stemt in peilingen, maar verandert niets.
Waar het sterk is
- Alles in één project: takenlijst, kanbanbord, projectkalender en peilingen voor datums en beslissingen – allemaal in het gratis abonnement. Bij Trello is de kalenderweergave betaald.
- In een minuut klaar: maak een project aan en stuur de links. Jij hebt geen account nodig, de anderen ook niet.
- Mensen van buiten werken mee in plaats van alleen mee te kijken. Geen van de andere zes beschrijft dit voor mensen zonder account.
- PRO kost één vaste prijs, hoe groot je team ook wordt.
- Koppelt via MCP met AI-assistenten zoals ChatGPT of Claude, ook in het gratis abonnement. Daarvoor heb je een account nodig.
Waar het tekortschiet
- In het gratis abonnement vijf deelnemers en drie eigen kolommen per project, plus de vaste kolom “Voltooide taken”. PRO heft beide limieten op.
- Geen tijdlijn, geen Gantt-diagram en geen automatiseringen – voor complexe projecten met veel afhankelijkheden passen ClickUp of Jira beter.
- Een project zonder PRO waar een jaar lang niemand iets aan verandert, wordt verwijderd, na een waarschuwing per e-mail.
Voor wie het past: kleine teams, verenigingen en bureaus die meteen aan de slag willen – vooral als er mensen van buiten meedoen. Hoe dat er met klanten uitziet, lees je in Taken delen met klanten zonder account.
Trello: het beste voor een kanbanbord met veel integraties
Trello is de klassieker onder de kanbanborden: lijsten, kaarten, slepen en neerzetten, en een grote bibliotheek met integraties. Het gratis abonnement geeft een klein team genoeg borden om te beginnen en is snel te begrijpen.
Waar het sterk is
- Heel makkelijk om mee te beginnen, ook voor mensen die nog nooit een projecttool hebben gebruikt.
- Borden kunnen openbaar worden gemaakt, en dan kan iedereen met de link ze bekijken.
- Veel integraties om een bord uit te breiden.
Waar het tekortschiet
- Gasten tellen mee voor het aantal mensen in het gratis abonnement. Boven de limiet worden borden alleen-lezen.
- Gratis betekent het bord. Kalender-, tijdlijn- en tabelweergave zijn betaald.
- Reageren en bewerken kan alleen met een Trello-account.
Voor wie het past: een vast team dat alleen een bord nodig heeft en het met andere tools wil koppelen.
ClickUp: het beste voor veel leden en weergaven
ClickUp stopt heel veel in zijn gratis abonnement: geen limiet op leden, lijst-, bord-, kalender- en tabelweergave, documenten, whiteboards en formulieren.
Waar het sterk is
- Zoveel leden als je wilt, gratis.
- Meerdere weergaven van dezelfde taken, niet alleen een bord.
- Alleen-lezen links die mensen zonder account kunnen openen.
Waar het tekortschiet
- De opslag in het gratis abonnement is heel klein. Een paar foto’s of pdf’s en hij is vol.
- Automatiseringen en geschiedenis zijn sterk beperkt.
- Zoveel keuze kost tijd om in te richten, en een klein team moet beslissen wat het niet nodig heeft.
Voor wie het past: een team dat veel weergaven voor veel mensen wil en nauwelijks met bestanden werkt.
MeisterTask: het beste voor een vast team op een bord
MeisterTask is een overzichtelijke kanbantool met een lijstweergave. Het gratis abonnement staat een onbeperkt aantal teamleden toe, maar maar een paar projecten.
Waar het sterk is
- Geen limiet op teamleden.
- Een helder bord dat weinig uitleg nodig heeft.
- Bord- en lijstweergave zitten in het gratis abonnement.
Waar het tekortschiet
- Maar een paar projecten in het gratis abonnement.
- Geen automatiseringen, geen terugkerende taken en maar twee integraties.
- Externe medewerkers die niet in je team zitten, kunnen in het gratis abonnement niet.
Voor wie het past: een vast team met een paar langlopende projecten.
Notion: het beste voor taken en documentatie
Notion is in de eerste plaats een werkruimte voor pagina’s en databases. Een takenbord is één manier om naar een database te kijken, naast tabellen, kalenders en tijdlijnen.
Waar het sterk is
- Taken, vergadernotities en kennis op één plek.
- Alle databaseweergaven zijn beschikbaar, ook in het gratis abonnement.
- Pagina’s kunnen op het web worden gepubliceerd en zonder account worden gelezen.
Waar het tekortschiet
- Zodra meer dan één persoon de workspace deelt, is het gratis abonnement begrensd door het aantal blokken. Een team zit daar snel aan.
- Heel kleine bestandsuploads in het gratis abonnement.
- Reageren of bewerken kan alleen met een Notion-account.
Voor wie het past: één persoon, of een team dat vooral schrijft en documenteert en anderen als gast houdt.
Jira: het beste voor softwareteams
Jira komt uit de softwareontwikkeling: backlog, sprints, borden, tijdlijnen. In het gratis abonnement krijgt een klein team bijna alle weergaven.
Waar het sterk is
- Backlog, bord, lijst, tijdlijn en kalender in het gratis abonnement.
- Onbeperkt aantal projecten en ruim voldoende opslag.
- Gebouwd voor de manier waarop ontwikkelteams werken.
Waar het tekortschiet
- Een harde limiet op het aantal gebruikers in het gratis abonnement.
- Geen anonieme toegang in het gratis abonnement, en rechten kun je niet aanpassen.
- Voor een team dat geen software ontwikkelt, valt er veel in te richten en te leren.
Voor wie het past: software- en IT-teams tot tien mensen.
Asana: het beste voor twee mensen
Asana is een sterke tool voor gestructureerde teamtaken. Het gratis abonnement is inmiddels echter bedoeld voor heel weinig mensen.
Waar het sterk is
- Lijst-, bord- en kalenderweergave in het gratis abonnement.
- Onbeperkt aantal projecten en taken.
- Royale bestandsgrootte per upload.
Waar het tekortschiet
- Het gratis abonnement is beperkt tot twee gebruikers.
- Geen gasten in het gratis abonnement.
- Tijdlijn, dashboards en automatiseringen alleen in de betaalde abonnementen.
Voor wie het past: twee mensen die samen plannen. Voor een team begint Asana pas echt met het betaalde abonnement.
Als het gratis abonnement niet genoeg is: wat upgraden kost
Per persoon of per team
Zes van de zeven tools rekenen per persoon zodra je betaalt. Elk nieuw teamlid is een nieuwe licentie, en bij Trello en ClickUp tellen boven bepaalde grenzen ook gasten mee.
Projoodle rekent in plaats daarvan per account. De PRO van wie een project bezit, geldt voor iedereen in dat project, en mensen die zonder account meewerken, hebben helemaal geen licentie nodig. Een kanbanbord met twintig deelnemers kost dus hetzelfde als een met vijf.
Wat het kost voor 5, 10 en 20 mensen
| Tool | Abonnement | Prijsmodel | 5 mensen | 10 mensen | 20 mensen |
|---|---|---|---|---|---|
| Projoodle | PRO | per account | 4,90 | 4,90 | 4,90 |
| Trello | Standard | $5 per persoon | $25 | $50 | $100 |
| ClickUp | Core | $9 per persoon | $45 | $90 | $180 |
| Notion | Plus | $10 per persoon | $50 | $100 | $200 |
| Jira | Standard | $9,70 per persoon | $48,50 | $97 | $194 |
| Asana | Starter | $10,99 per persoon | $54,95 | $109,90 | $219,80 |
| MeisterTask | Pro | $13 per persoon | $65 | $130 | $260 |
Met PRO heeft Projoodle geen limiet op projecten, deelnemers, kolommen of bestanden per taak, en een bestand mag tot 50 MB groot zijn. Wat er verder in zit, staat op de prijspagina.
Wat betaalde abonnementen toevoegen dat Projoodle PRO niet heeft
De prijs is maar de helft van de vergelijking. De goedkoopste betaalde abonnementen van de anderen bieden dingen die Projoodle zelfs met PRO niet heeft:
- Tijdlijn en Gantt-diagrammen – ClickUp Core en Asana Starter.
- Automatiseringen – ClickUp, MeisterTask, Asana en Trello, in verschillende mate.
- Gedetailleerde rollen en rechten – Jira Standard.
- Rapportagedashboards – Asana Starter.
Heeft je team die nodig, dan koop je met de hogere prijs per persoon iets echts. Moeten er mensen zonder account meewerken, dan koop je er een obstakel mee.
Welke gratis tool moet je kiezen?
Als je eenvoudig wilt beginnen, ook met mensen van buiten
Projoodle. Taken, bord, kalender en peilingen zitten in één project, en klanten, verenigingsleden of vrijwilligers openen hun link en werken mee, zonder registratie. Moeten ze alleen meekijken, dan werkt een openbaar Trello-bord of een gedeelde ClickUp-weergave ook.
Als een bord met veel integraties alles is wat je nodig hebt
Trello, zolang het team inclusief gasten binnen de gratis limiet blijft. Heb je meer mensen nodig, dan staat MeisterTask een onbeperkt aantal teamleden toe.
Als je veel weergaven nodig hebt
ClickUp. Houd rekening met de kleine opslag, of bewaar bestanden ergens anders.
Als je software bouwt
Jira. Backlog, sprints en borden zijn waar het voor gemaakt is.
Als taken en documentatie bij elkaar horen
Notion, alleen of met gasten. Voor een team dat één workspace deelt, is het gratis abonnement krap.
En gaat het je vooral om een gedeelde lijst in plaats van een complete projecttool, dan is een to-dolijst of een gedeelde checklist misschien alles wat je nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Bestaat er een projectmanagementtool zonder registratie?
Ja. In Projoodle werken de mensen die je uitnodigt in het project zonder zich te registreren: ze openen hun persoonlijke link en kunnen meteen taken aanmaken en afvinken. Alleen wie het project aanmaakt, geeft een e-mailadres op. Trello, ClickUp en Notion laten bekijken zonder account toe, maar niet meewerken.
Welke gratis tool laat de meeste gebruikers toe?
ClickUp en MeisterTask staan in het gratis abonnement een onbeperkt aantal teamleden toe. Trello en Jira staan er tien toe, Projoodle vijf per project, Asana twee. Bij Notion is de grens niet het aantal mensen, maar het aantal blokken.
Waarom staat monday.com niet in dit overzicht?
Het gratis abonnement is beperkt tot twee plaatsen en drie borden, en gasten zijn niet mogelijk. Daarmee is het een manier om monday.com uit te proberen, geen tool voor een team. De betaalde abonnementen worden verkocht in pakketten van plaatsen, met een minimum van drie.
Kunnen AI-assistenten met deze tools werken?
Ja, alle zeven hebben een officiële koppeling via het Model Context Protocol (MCP), waarmee assistenten zoals ChatGPT of Claude taken lezen en aanmaken. Bij Trello, ClickUp, Notion, MeisterTask en Projoodle werkt dat in het gratis abonnement, bij Jira vanaf het Standard-abonnement. Asana vermeldt niet in welke abonnementen het zit. Je hebt er altijd een account voor nodig, omdat de assistent namens jou handelt.
Hoe vaak wordt deze vergelijking bijgewerkt?
Elke drie maanden. De datum van de laatste controle staat bij beide tabellen.
Conclusie
Er is geen beste gratis projectmanagementtool voor elk klein team, maar voor de meeste situaties is er een duidelijke keuze. Wil je eenvoudig beginnen en taken, bord, kalender en peilingen op één plek houden, dan is Projoodle de snelste start – met of zonder mensen van buiten, en als je team groeit, groeit de prijs niet mee.
Trello past bij een puur bord met veel integraties, ClickUp bij veel weergaven, Jira bij software, Notion bij documentatie, MeisterTask bij een vast team en Asana bij twee mensen. Start een project en nodig de eerste mensen uit – zonder dat iemand zich hoeft te registreren.
