Las 7 mejores herramientas gratis de gestión de proyectos para equipos pequeños, comparadas

La respuesta corta

Si quieres empezar de forma sencilla, Projoodle es la vía más directa: tareas, un tablero Kanban, un calendario y encuestas están en el mismo proyecto, y nadie tiene que registrarse para usarlo – ni siquiera tú. Las personas de fuera, como un cliente o la junta de una asociación, colaboran con un enlace en lugar de limitarse a mirar.

Si lo único que necesitas es un tablero Kanban con muchas integraciones, elige Trello. Si quieres muchos miembros y varias vistas gratis, echa un vistazo a ClickUp, siempre que apenas guardes archivos. Jira está hecho para equipos de software; Notion, para tareas que conviven con mucha documentación.

Y si el equipo crece: casi todas las herramientas de esta lista cobran por persona en cuanto pagas. Projoodle PRO cuesta lo mismo para 5 personas que para 20.

Las siete herramientas de un vistazo

• Projoodle – la mejor para equipos pequeños que quieren empezar de forma sencilla, con o sin cuentas.
• Trello – la mejor para un tablero Kanban puro con muchas integraciones.
• ClickUp – la mejor para muchos miembros y varias vistas, con poco almacenamiento.
• MeisterTask – la mejor para un equipo fijo que trabaja en pocos tableros.
• Notion – la mejor cuando tareas y documentación van juntas.
• Jira – la mejor para equipos de software de hasta diez personas.
• Asana – la mejor para dos personas que planifican juntas.

Cómo comparamos estas herramientas

Cómo se verificaron los datos

Cada cifra de las dos tablas procede de la página de precios o del centro de ayuda del propio proveedor, no de otras webs de comparativas. Las verificamos el 20 de octubre de 2026 y las revisamos cada tres meses. Los planes gratuitos cambian sin previo aviso, así que si una cifra de aquí ya no coincide con la página del proveedor, la que vale es la del proveedor.

No hay puntuación ni ranking por puntos. No hicimos ninguna prueba de laboratorio con cronómetro, y una nota como «8,7 de 10» aparentaría que sí. Projoodle es nuestro propio producto; sus límites se nombran con la misma claridad que los de los demás.

Qué importa a un equipo pequeño

• Cuántas personas admite el plan gratuito – y si los invitados cuentan para ese límite.
• Qué sigue siendo gratis – proyectos, tableros, almacenamiento, vistas.
• Cómo entra la gente – con cuenta, con invitación o con un enlace.
• Un tablero Kanban – las siete lo tienen gratis, así que las diferencias están en otra parte.
• Cuánto cuesta el upgrade – porque un equipo pequeño que funciona bien rara vez se queda para siempre en el plan gratuito.

Qué debe buscar en general un equipo pequeño, más allá de estos siete nombres, lo encontrarás en ¿Qué herramienta de proyectos le conviene a un equipo pequeño?

Los planes gratuitos frente a frente

Fuentes: Trello · ClickUp · MeisterTask · Notion · Jira · Asana · Projoodle

Projoodle: la mejor para proyectos de equipo sencillos

Un proyecto en Projoodle se comparte con un enlace. Cada participante recibe uno personal y trabaja con él en el proyecto – sin registro, sin app, sin contraseña. Solo quien crea el proyecto indica una dirección de correo, porque a ella se le envía su propio enlace.

Lo que alguien puede hacer depende de su rol, y el rol no tiene nada que ver con una cuenta. Un miembro crea tareas, las edita, las marca como hechas y adjunta archivos. Un invitado lee, escribe comentarios y vota en encuestas, pero no cambia nada.

En qué destaca

• Todo en un solo proyecto: lista de tareas, tablero Kanban, calendario del proyecto y encuestas para fechas y decisiones – todo en el plan gratuito. En Trello, la vista de calendario es de pago.
• Listo en un minuto: crea un proyecto y envía los enlaces. No hace falta una cuenta, ni para ti ni para los demás.
• Las personas de fuera colaboran en lugar de limitarse a mirar. Ninguna de las otras seis lo documenta para personas sin cuenta.
• PRO cuesta un precio fijo, por grande que sea el equipo.
• Se conecta con asistentes de IA como ChatGPT o Claude mediante MCP, también en el plan gratuito. Para eso hace falta una cuenta.

Dónde se queda corta

• En el plan gratuito, cinco participantes y tres columnas propias por proyecto, más la columna fija «Tareas realizadas». PRO elimina ambos límites.
• Sin cronograma, sin diagrama de Gantt y sin automatizaciones – para proyectos complejos con muchas dependencias, ClickUp o Jira encajan mejor.
• Un proyecto sin PRO que nadie modifica durante un año se elimina, tras un aviso por correo.

Para quién es: equipos pequeños, asociaciones y agencias que quieren empezar enseguida – sobre todo cuando se suman personas de fuera. Cómo funciona con clientes lo verás en Compartir tareas con clientes sin cuenta.

Trello: la mejor para un tablero Kanban con muchas integraciones

Trello es el clásico de los tableros Kanban: listas, tarjetas, arrastrar y soltar, y una gran biblioteca de integraciones. El plan gratuito da a un equipo pequeño suficientes tableros para empezar y se entiende rápido.

En qué destaca

• Muy fácil de empezar, incluso para quien nunca ha usado una herramienta de proyectos.
• Los tableros pueden hacerse públicos, y entonces cualquiera con el enlace puede verlos.
• Muchas integraciones para ampliar un tablero.

Dónde se queda corta

• Los invitados cuentan para el número de personas del plan gratuito. Por encima del límite, los tableros pasan a ser de solo lectura.
• Gratis significa el tablero. Las vistas de calendario, cronograma y tabla son de pago.
• Para comentar y editar hace falta una cuenta de Trello.

Para quién es: un equipo fijo que solo necesita un tablero y quiere conectarlo con otras herramientas.

ClickUp: la mejor para muchos miembros y vistas

ClickUp mete muchísimo en su plan gratuito: sin límite de miembros, vistas de lista, tablero, calendario y tabla, documentos, pizarras y formularios.

En qué destaca

• Tantos miembros como quieras, gratis.
• Varias vistas de las mismas tareas, no solo un tablero.
• Enlaces de solo lectura que pueden abrir personas sin cuenta.

Dónde se queda corta

• El almacenamiento del plan gratuito es muy pequeño. Unas cuantas fotos o PDF lo agotan.
• Las automatizaciones y el historial están muy limitados.
• Tanta oferta lleva tiempo de configurar, y un equipo pequeño tiene que decidir qué no necesita.

Para quién es: un equipo que quiere muchas vistas para mucha gente y apenas trabaja con archivos.

MeisterTask: la mejor para un equipo fijo en un tablero

MeisterTask es una herramienta Kanban ordenada con vista de lista. El plan gratuito permite cualquier número de miembros del equipo, pero solo unos pocos proyectos.

En qué destaca

• Sin límite de miembros del equipo.
• Un tablero claro que necesita poca explicación.
• La vista de tablero y la de lista están disponibles en el plan gratuito.

Dónde se queda corta

• Solo unos pocos proyectos en el plan gratuito.
• Sin automatizaciones, sin tareas recurrentes y solo dos integraciones.
• En el plan gratuito no se puede trabajar con colaboradores externos que no estén en tu equipo.

Para quién es: un equipo fijo con pocos proyectos de larga duración.

Notion: la mejor para tareas y documentación

Notion es ante todo un espacio de trabajo para páginas y bases de datos. Un tablero de tareas es una forma de ver una base de datos, junto a tablas, calendarios y cronogramas.

En qué destaca

• Tareas, actas de reuniones y conocimiento en un solo lugar.
• Todas las vistas de base de datos están disponibles, también en el plan gratuito.
• Las páginas pueden publicarse en la web y leerse sin cuenta.

Dónde se queda corta

• En cuanto más de una persona comparte el espacio de trabajo, el plan gratuito queda limitado por el número de bloques. Un equipo llega rápido a ese límite.
• Subidas de archivos muy pequeñas en el plan gratuito.
• Para comentar o editar hace falta una cuenta de Notion.

Para quién es: una sola persona, o un equipo que sobre todo escribe y documenta y tiene a los demás como invitados.

Jira: la mejor para equipos de software

Jira viene del desarrollo de software: backlog, sprints, tableros, cronogramas. En el plan gratuito, un equipo pequeño tiene casi todas las vistas.

En qué destaca

• Backlog, tablero, lista, cronograma y calendario en el plan gratuito.
• Proyectos ilimitados y mucho almacenamiento.
• Pensado para la forma de trabajar de los equipos de desarrollo.

Dónde se queda corta

• Un límite estricto de usuarios en el plan gratuito.
• Sin acceso anónimo en el plan gratuito, y los permisos no se pueden ajustar.
• Para un equipo que no desarrolla software, hay mucho que configurar y aprender.

Para quién es: equipos de software y de TI de hasta diez personas.

Asana: la mejor para dos personas

Asana es una herramienta potente para tareas de equipo estructuradas. Sin embargo, su plan gratuito está pensado ahora para muy pocas personas.

En qué destaca

• Vista de lista, tablero y calendario en el plan gratuito.
• Proyectos y tareas ilimitados.
• Tamaño de archivo generoso por subida.

Dónde se queda corta

• El plan gratuito está limitado a dos usuarios.
• Sin invitados en el plan gratuito.
• Cronograma, paneles y automatizaciones solo en los planes de pago.

Para quién es: dos personas que planifican juntas. Para un equipo, Asana solo empieza de verdad con el plan de pago.

Cuando el plan gratuito no basta: cuánto cuesta el upgrade

Por persona o por equipo

Seis de las siete herramientas cobran por persona en cuanto pagas. Cada nuevo miembro del equipo es una nueva licencia, y en Trello y ClickUp también cuentan los invitados a partir de ciertos límites.

Projoodle, en cambio, cobra por cuenta. El PRO de la persona dueña de un proyecto vale para todos los que están en él, y quien colabora sin cuenta no necesita ninguna licencia. Por eso, un tablero Kanban con veinte participantes cuesta lo mismo que uno con cinco.

Cuánto cuesta para 5, 10 y 20 personas

Con PRO, Projoodle no tiene límite de proyectos, participantes, columnas ni archivos por tarea, y un archivo puede ocupar hasta 50 MB. Qué más incluye lo encontrarás en la página de precios.

Qué añaden los planes de pago que Projoodle PRO no tiene

El precio es solo la mitad de la comparación. Los planes de pago más baratos de las demás traen cosas que Projoodle no tiene ni siquiera con PRO:

• Cronogramas y diagramas de Gantt – ClickUp Core y Asana Starter.
• Automatizaciones – ClickUp, MeisterTask, Asana y Trello, en distinta medida.
• Roles y permisos detallados – Jira Standard.
• Paneles de informes – Asana Starter.

Si tu equipo necesita eso, el precio más alto por persona compra algo real. Si lo que necesita es que la gente colabore sin cuenta, compra un obstáculo.

¿Qué herramienta gratis deberías elegir?

Si quieres empezar de forma sencilla, también con personas de fuera

Projoodle. Tareas, tablero, calendario y encuestas están en un solo proyecto, y clientes, socios de una asociación o voluntarios abren su enlace y colaboran, sin registrarse. Si solo tienen que mirar, también sirve un tablero público de Trello o una vista compartida de ClickUp.

Si lo único que necesitas es un tablero con muchas integraciones

Trello, siempre que el equipo, invitados incluidos, no supere el límite gratuito. Si necesitas más personas, MeisterTask permite cualquier número de miembros del equipo.

Si necesitas muchas vistas

ClickUp. Ten en cuenta el poco almacenamiento, o guarda los archivos en otro sitio.

Si desarrollas software

Jira. Backlog, sprints y tableros son justo para lo que está hecho.

Si tareas y documentación van juntas

Notion, solo o con invitados. Para un equipo que comparte un espacio de trabajo, el plan gratuito se queda justo.

Y si lo que buscas es más bien una lista compartida que una herramienta de proyectos completa, puede que te baste con una lista de tareas o una checklist compartida.

Preguntas frecuentes

¿Hay una herramienta de gestión de proyectos sin registro?

Sí. En Projoodle, las personas que invitas trabajan en el proyecto sin registrarse: abren su enlace personal y pueden crear tareas y marcarlas como hechas al instante. Solo quien crea el proyecto indica una dirección de correo. Trello, ClickUp y Notion permiten ver sin cuenta, pero no colaborar.

¿Qué herramienta gratis admite más usuarios?

ClickUp y MeisterTask admiten cualquier número de miembros del equipo en el plan gratuito. Trello y Jira admiten diez; Projoodle, cinco por proyecto; Asana, dos. En Notion, el límite no es el número de personas, sino el de bloques.

¿Por qué monday.com no está en esta lista?

Su plan gratuito está limitado a dos licencias y tres tableros, y no admite invitados. Eso lo convierte en una forma de probar monday.com, no en una herramienta para un equipo. Los planes de pago se venden en paquetes de licencias, con un mínimo de tres.

¿Pueden los asistentes de IA trabajar con estas herramientas?

Sí, las siete tienen una conexión oficial mediante el Model Context Protocol (MCP), con la que asistentes como ChatGPT o Claude leen y crean tareas. En Trello, ClickUp, Notion, MeisterTask y Projoodle funciona en el plan gratuito; en Jira, desde el plan Standard. Asana no indica qué planes la incluyen. Siempre hace falta una cuenta, porque el asistente actúa en tu nombre.

¿Cada cuánto se actualiza esta comparativa?

Cada tres meses. La fecha de la última verificación está junto a ambas tablas.

Conclusión

No hay una única mejor herramienta gratis de gestión de proyectos para todos los equipos pequeños, pero sí una opción clara para la mayoría de las situaciones. Si quieres empezar de forma sencilla y tener tareas, tablero, calendario y encuestas en un solo lugar, Projoodle es la vía más directa – con o sin personas de fuera, y cuando el equipo crece, el precio no crece con él.

Trello encaja para un tablero puro con muchas integraciones, ClickUp para muchas vistas, Jira para software, Notion para documentación, MeisterTask para un equipo fijo y Asana para dos personas. Crea un proyecto e invita a las primeras personas – sin que nadie tenga que registrarse.