Trois minutes pour le sondage, une semaine pour le reste
Mardi soir, six personnes, une date à trouver. Le sondage est écrit en trois minutes, le lien part, et jeudi la réponse est là : samedi dix-neuf, cinq oui, un peut-être.
Et ensuite ?
Quelqu'un reporte la date dans un agenda. Quelqu'un écrit au groupe pour dire que c'est fixé. Quelqu'un se souvient qu'il faut encore réserver la salle, et quelqu'un d'autre avait promis d'apporter le projecteur – convenu dans le même fil de mails, quatre réponses plus bas.
Le sondage a répondu à sa question et s'est fermé. Tout ce qui découle de la réponse se fait à la main.
Ce qu'un sondage de dates fait bien, et où il s'arrête
Doodle est connu pour une chose et la fait d'une manière qu'on n'a besoin d'expliquer à personne : il demande à un groupe quand il peut, et il montre la réponse. C'est pour cela que tout le monde le connaît, et c'est une très bonne raison de s'en servir.
Là où il s'arrête n'est pas un défaut, c'est la forme de la chose. Un sondage de dates est une page pour une seule question. Il ignore pourquoi le groupe se réunit, il ignore ce qui doit être prêt d'ici là, et dès que la ligne gagnante est mise en évidence, son travail est terminé.
Le sondage règle la première étape. La deuxième, personne ne la règle : elle te revient.
Pour un groupe qui se réunit une fois, c'est exactement la bonne taille. Pour un comité, une équipe ou un client avec qui la prochaine réunion tombe dans six semaines, cela veut dire repartir de zéro à chaque fois.
La même question, mais dans un projet
Projoodle la pose de la même façon, avec les trois mêmes réponses : oui, peut-être, non. Propose jusqu'à trente dates, avec une heure de début et de fin si tu en as besoin, et la proposition qui récolte le plus d'accords est mise en évidence à mesure que les voix arrivent. Ce n'est pas là qu'est la différence.
La différence, c'est l'endroit où le sondage se trouve. Ce n'est pas une page isolée : il est dans un projet, à côté des tâches, des fichiers et des personnes dont la réunion parle vraiment. Le déroulé étape par étape est sur la page des sondages.
La date gagnante devient un rendez-vous, avec les gens dedans
Quand tu clôtures le sondage, la date retenue ne reste pas sur une page de résultats. Un clic l'inscrit dans le calendrier du projet comme un vrai rendez-vous – date, heure, et toutes les personnes qui ont dit oui, déjà inscrites.
Rien n'est recopié, parce que rien n'a besoin de l'être : les informations étaient déjà là. Celles et ceux qui ont répondu peut-être suivent aussi ; qui a décliné, non.
Ensuite, il se comporte comme n'importe quel rendez-vous. Il peut avoir un lieu et une description, l'invitation part quand tu la déclenches et pas une seconde avant, et si la réunion tombe à l'eau, les personnes qui comptaient dessus l'apprennent.
Un groupe pose deux sortes de questions
Quand est-ce que tout le monde peut – et laquelle prend-on ? La deuxième question revient aussi souvent que la première, et c'est le même sondage avec d'autres réponses.
À la place des dates, tu donnes les options : le restaurant, le fournisseur, les deux propositions de logo. Une voix par personne, ou choix multiple quand les réponses ne s'excluent pas. Le résultat grandit sous forme de barre, et à côté de chaque réponse figure qui l'a choisie.
Si tu l'autorises, les participants peuvent ajouter leurs propres propositions – une date à laquelle tu n'avais pas pensé, un troisième restaurant. Chacun retire la sienne tant que personne d'autre n'a voté dessus.
Chaque voix porte un nom
Chaque participant reçoit son propre lien et répond sous son propre nom. Rien n'est anonyme, et c'est voulu : pour une date, tu veux rarement savoir combien de personnes peuvent. Tu veux savoir qui ne peut pas.
Cela rend aussi la relance précise. Projoodle sait qui n'a pas encore répondu et propose exactement ces personnes – pas toute la liste. Qui a voté a la paix.
Et aucun mail ne part tout seul. Un sondage fraîchement écrit est rarement fini, et un mail ne se rattrape pas : l'envoi est donc une étape à part, que tu déclenches.
Ce qui reste ensuite
C'est la partie qu'un sondage isolé ne peut pas avoir. Ce qui sort de la réunion reste au même endroit que le sondage qui l'a fixée : la liste de tâches avec qui fait quoi et pour quand, les fichiers, les questions en commentaire sur la tâche à laquelle elles se rapportent. Quand plusieurs choses avancent en parallèle, le tableau montre ce qui bouge et ce qui ne bouge pas.
Six semaines plus tard, la prochaine date se cherche dans le même projet, devant la même liste. Personne ne reconstitue quoi que ce soit.
À quoi cela ressemble dans le comité d'une association : Ce qui est au compte rendu, personne ne l'a encore fait. Avec des clients plutôt que des collègues : Partager des tâches avec ses clients, sans compte.
Là où cela s'arrête
Pour que ce soit clair, voici ce que ce n'est pas :
- Les participants sont saisis, ils ne s'inscrivent pas eux-mêmes. Tu crées les personnes, chacune reçoit son lien personnel. Il n'y a pas de lien unique à lâcher dans une conversation de groupe pour que trente inconnus y tapent leur nom. C'est le prix de voix qui portent un nom.
- Rien n'est anonyme. Pour un vote à bulletin secret, ce n'est pas le bon outil.
- Aucun regard dans ton propre agenda. Projoodle ne lit pas tes disponibilités Google ou Outlook et n'en tire aucune proposition. C'est toi qui proposes, le groupe répond.
- La version gratuite a des limites. Deux projets, jusqu'à cinq participants par projet, un sondage en cours à la fois, trois rendez-vous au calendrier. Clôture un sondage et la place se libère. Au-delà, il faut Projoodle PRO.
Quand le changement en vaut la peine
La question n'est pas quel outil trouve une date plus vite. Les deux la trouvent.
La question est de savoir si ton groupe se revoit. S'il s'agit d'une fois unique, avec des gens que tu ne reverras pas, un sondage de dates seul est exactement de la bonne taille, et il n'y a aucune raison de changer.
S'il s'agit du même comité, de la même équipe, du même client – si on fixe une réunion pour que quelque chose soit ensuite décidé, réparti et réellement fait –, alors la date n'est pas le résultat. Elle est le début, et elle devrait atterrir là où la suite se passe.
En bref
Un sondage de dates se termine au moment où il devient utile. La date est trouvée, et le travail pour en faire un rendez-vous, une liste et un groupe au courant recommence de zéro.
Projoodle pose la même question et garde la réponse. La date gagnante passe au calendrier avec les gens dedans, les tâches restent à côté, et le sondage suivant naît dans le même projet.
Aucun compte pour les participants, rien à installer, aucune publicité. Lance un sondage et regarde jusqu'où il te mène.
